Fatturazione elettronica e riconciliazione dei dati sul cassetto fiscale: il caso Retitalia SpA
Dall’emissione di fatture elettroniche in nome e per conto nell’ambito di contratti di netting alla riconciliazione dei dati presenti nell’area fatture e corrispettivi
Retitalia SpA. Fondata nel 2005 grazie all’iniziativa dei più importanti operatori privati del settore petrolifero, Retitalia è oggi una delle realtà più dinamiche e innovative nel mercato italiano della distribuzione di carburanti, in grado di soddisfare le esigenze dei piccoli e medi clienti.
Nel corso degli anni, con l’ambizione di diventare una delle aziende di riferimento del settore e soddisfare una esigenza sempre più forte da parte dei propri Clienti e dei propri Partner, Retitalia ha consolidato la sua proposta, andando oltre la tradizionale offerta di prodotto petrolifero e concentrando le proprie energie anche nello sviluppo e nella fornitura di servizi altamente innovativi e personalizzati.
Grazie all’esperienza qualificata della propria organizzazione, al dinamismo imprenditoriale, al desiderio di modernità dei suoi soci e alla partnership con le maggiori petrolifere, l’azienda è stata in grado di raggiungere in poco tempo una posizione di rilievo nel mercato nazionale, rafforzando la sua competitività.
DocuMI. Conservatore accreditato AgID – Agenzia per l’Italia Digitale – qualificato art. 24 eIDAS, focalizzato sullo sviluppo di servizi digitali e soluzioni tecnologiche innovative, specializzato nel fornire servizi di fatturazione elettronica e conservazione a norma.
Caratterizzate da un basso impatto di implementazione e dalla conseguente rapidità di integrazione, le soluzioni applicative proposte da DocuMI vantano un elevato livello di adozione in molteplici industry di mercato grazie alla loro flessibilità ed efficienza.
Grazie agli oltre 10 anni di esperienza, DocuMI è il digital partner scelto dalle medio-grandi aziende che hanno scelto di investire nella digitalizzazione dei processi di critical business e nell’outsourcing delle funzioni di back office avanzato con l’obiettivo di aumentare produttività e performance, migliorare i processi collaborativi e rispettare i più elevati standard di sicurezza e di compliance normativa.
“L’informatica ha un ruolo determinante in società come Retitalia, caratterizzate da volumi elevati in termini transazionali e da una competitività spinta nel mercato. È necessario supportare il business con strumenti innovativi che possano ottenere efficienza operativa nelle attività quotidiane o integrare nuovi servizi al portafoglio caratteristico dell’azienda.”
Ing. Fabio Mattaboni, Direttore Sistemi Retitalia SpA
La fatturazione elettronica nell’ambito dei contratti di netting
Com’è noto dal 1°luglio 2018 i gestori degli impianti stradali di distribuzione carburante sono coinvolti nella fatturazione elettronica non solo dal lato passivo, ovvero per le fatture che ricevono dai fornitori, ma anche dal lato attivo, per le fatture emesse nei confronti delle compagnie petrolifere o altri intermediari nell’ambito dei contratti di “netting” e similari.
Il caso tipico è quello di una società petrolifera che stipula con i gestori degli impianti stradali di distribuzione di carburante un contratto di somministrazione in base al quale il gestore si impegna, a fronte di un corrispettivo, ad eseguire a favore della società petrolifera cessioni periodiche o continuative, consistenti nel rifornimento di carburante alle società aderenti al sistema delle tessere magnetiche/carte carburante, che a loro volta hanno stipulato un contratto di somministrazione con la stessa società petrolifera.
Nel rapporto tra gestore e società petrolifera il primo emette nei confronti di quest’ultima regolare fattura elettronica per le somministrazioni effettuate a favore della società beneficiaria delle forniture di carburante. La società petrolifera, a sua volta, emette fattura nei confronti della società che fruisce della somministrazione nei termini previsti dall’art. 6, comma 2, lettera a), del decreto IVA, in base al flusso di informazioni automatizzate di tutti i prelievi effettuati con l’utilizzo delle carte magnetiche.
L’esigenza di Retitalia SpA: dall’emissione in nome e per conto alla quadratura dei flussi di contabilità
Risultando coinvolta dall’obbligo di fatturazione elettronica in partenza il 1° luglio 2018, Retitalia Spa necessitava di rispondere a molteplici esigenze legate ai diversi aspetti del nuovo processo di fatturazione.
Come evidenzia il Direttore dei sistemi Ing. Fabio Mattaboni, l’informatica ha un ruolo determinante in società come Retitalia, caratterizzate da volumi elevati in termini transazionali e una competitività spinta nel mercato:
“È necessario supportare il business con strumenti innovativi che possano ottenere efficienza operativa nelle attività quotidiane o integrare nuovi servizi al portafoglio caratteristico dell’azienda. La fatturazione elettronica ha consentito di introdurre efficienza operativa nelle attività di contabilizzazione e fatturazione con automatismi spinti che hanno liberato le risorse aziendali della manualità precedente”.
In primis vi era la necessità di comprendere e applicare coerentemente alla propria realtà il quadro normativo di riferimento, al fine di implementare in tempo utile un processo che risultasse compliant ancor prima che efficiente.
In parallelo alla comprensione e relativa applicazione della normativa si palesava la necessità di strutturare in tempi rapidi un processo di fatturazione elettronica attiva e passiva snello, sicuro e cost effective.
All’interno di questo perimetro, particolare focus veniva posto sull’esigenza di creare un efficace processo di predisposizione ed emissione delle fatture elettroniche in nome e per conto dei gestori degli impianti stradali di distribuzione di carburante che prevedesse, oltre all’invio, la messa a disposizione delle fatture elettroniche ai gestori stessi.
Naturalmente, a monte di tutto il processo, risultava indispensabile definire e applicare un rigoroso monitoraggio e una precisa quadratura della contabilizzazione relativa ai flussi delle carte carburante.
Compliance, efficienza e automation: la risposta DocuMI
L’emissione in nome e per conto dei gestori degli impianti
Forte della consolidata esperienza maturata in processi di fatturazione elettronica e conservazione a norma per realtà strutturate, DocuMI ha saputo rispondere in modo rapido e pragmatico alle esigenze di Retitalia Spa, abilitandola alla fatturazione elettronica nei tempi previsti e introducendo soluzioni innovative in grado di ridurre operatività, tempi e costi.
L’analisi preliminare delle procedure as is si è tradotta rapidamente nella definizione del processo di fatturazione elettronica attiva e passiva a regime, in primis per Retitalia stessa.
Presa in carico dei flussi documentali, controlli di completezza e validità formale sui documenti ricevuti, apposizione della firma digitale, invio tramite SdI e gestione delle notifiche d’esito, ricezione tramite codice destinatario dedicato, messa a disposizione delle fatture ricevute e conservazione a norma di fatture, notifiche ed allegati: un processo completo e automatizzato sia lato attivo che passivo supportato da strumenti di reportistica e monitoraggio.
In parallelo è stato implementato l’invio delle fatture elettroniche in nome e per conto dei gestori: questo processo prevede l’emissione da parte di Retitalia, attraverso DocuMI, delle fatture elettroniche dirette a Retitalia stessa da parte dei gestori degli impianti stradali di distribuzione carburante.
In aggiunta alla predisposizione e all’invio, DocuMI ha provveduto a mettere a disposizione dei gestori stessi le fatture, in formato XML e PDF, che Retitalia ha inviato in loro nome e per conto inviando loro una comunicazione via PEC.
Quadratura dei flussi passivi e riconciliazione dei dati sul cassetto fiscale
L’innovazione al servizio dei processi di contabilizzazione
La completa integrazione di processo ha consentito a DocuMI di sviluppare, sulla base di specifiche esigenze di Retitalia, due innovativi servizi per la quadratura dei flussi di fatturazione gestiti da e verso le società petrolifere.
Le fatture ricevute dalle società petrolifere
Con il passaggio alla fatturazione elettronica le società petrolifere dismetteranno via via i processi di invio dei flussi di contabilizzazione delle fatture emesse verso Retitalia, privando quest’ultima degli strumenti di quadratura necessari alla contabilizzazione delle stesse nei propri sistemi gestionali.
Per superare il problema, DocuMI ha sviluppato e integrato con le soluzioni gestionali di Retitalia un processo di “certificazione” di coerenza tra i flussi di contabilizzazione inviati dalle società petrolifere e le fatture ricevute dal Sistema di Interscambio, permettendo a Retitalia di validarne la correttezza del contenuto prima della contabilizzazione.
Le fatture emesse in nome e per conto dalle società petrolifere
Sul versante opposto, sempre con il passaggio alla fatturazione elettronica, Retitalia necessitava di potere scaricare dal proprio cassetto fiscale le fatture emesse in suo nome e per conto dalle società petrolifere.
L’esigenza, infatti, nasceva dalla considerazione che trattandosi di fatture attive emesse da un soggetto terzo, Retitalia non sarebbe potuta entrarne in possesso – ai fini della contabilizzazione – se non accendendo al proprio cassetto fiscale.
DocuMI, grazie allo sviluppo di servizi tecnologicamente avanzati e a meccanismi di automation, ha realizzato un servizio per l’automazione di processo che oggi consente a Retitalia di scaricare le fatture dal proprio cassetto fiscale massimizzando l’efficienza e l’efficacia di un’attività diversamente macchinosa e costosa sotto il profilo operativo.
Il processo di riconciliazione dei dati presenti sul cassetto fiscale DocuMI è completato e rafforzato dalla messa a disposizione di strumenti di reportistica dedicata finalizzati ad ottimizzare il processo amministrativo.
“La fatturazione elettronica ha consentito di introdurre efficienza operativa nelle attività di contabilizzazione e fatturazione con automatismi spinti che hanno liberato le risorse aziendali della manualità precedente”.
Ing. Fabio Mattaboni, Direttore Sistemi Retitalia SpA