Fatturazione elettronica in Belgio: timeline, canali e formati previsti
Autore: Francesco Foglio
Il Belgio si appresta a entrare in una nuova era digitale nel settore fiscale, introducendo l’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni B2B. Con l’adozione di standard europei e il ricorso a infrastrutture consolidate come la rete Peppol, il Paese punta a semplificare i processi amministrativi, aumentare la trasparenza e ridurre i rischi di evasione fiscale. Ma quali sono gli elementi chiave di questa riforma e come possono le aziende prepararsi al meglio?
Un quadro normativo in linea con le direttive UE
L’iniziativa di introduzione della fatturazione elettronica B2B in Belgio si inserisce nel contesto più ampio del programma ViDA (VAT in the Digital Age) promosso dall’Unione Europea, che mira a digitalizzare e armonizzare la gestione dell’IVA in tutta la comunità. La fatturazione elettronica obbligatoria per le transazioni B2B nazionali è sancita dalla Legge di Bilancio 2024, la quale prevede l’implementazione graduale del nuovo sistema, con applicazione definitiva entro il 1° gennaio 2026.
Questa riforma si ispira all’esperienza di altri Paesi europei che hanno già adottato modelli di validazione preventiva e sistemi di trasmissione standardizzati, al fine di garantire la sicurezza e la trasparenza dei flussi informativi.
Tempistiche e soggetti coinvolti
L’obbligo di fatturazione elettronica interesserà:
- Tutte le imprese belghe registrate ai fini IVA, indipendentemente dalla loro dimensione o dal fatturato.
- Anche le imprese estere che operano in Belgio potrebbero rientrare nel nuovo obbligo, in attesa di ulteriori precisazioni da parte dell’amministrazione fiscale.
Attualmente, l’obbligo si applicherà esclusivamente alle transazioni B2B nazionali. Operazioni B2C o transfrontaliere, per il momento, non rientrano nei requisiti obbligatori, sebbene il quadro normativo possa evolversi in futuro per allinearsi ulteriormente alle direttive europee.
Le fatture dovranno essere conservate per 7 anni.
Il modello Peppol: dai quattro ai cinque angoli
Nel contesto della fatturazione elettronica belga, la rete Peppol gioca un ruolo centrale nella trasmissione dei documenti fiscali. Il sistema si configura in due modalità strutturali, che vanno oltre le tempistiche di attuazione del nuovo obbligo e rappresentano scelte organizzative finalizzate all’ottimizzazione del flusso informativo.
Modello a quattro angoli
In questa configurazione, sono coinvolti:
- Il mittente (fornitore)
- Il destinatario (cliente)
- Il provider di servizi (access point)
- L’infrastruttura di scambio Peppol
Qui, le transazioni avvengono tra le parti interessate, supportate dall’access point che garantisce una trasmissione sicura e standardizzata dei dati.
Modello a cinque angoli
Questo modello prevede l’aggiunta di un ulteriore nodo: l’amministrazione fiscale. In questo scenario, le fatture vengono sottoposte a una fase di validazione preventiva da parte dell’ente governativo prima di essere recapitate al destinatario.
L’inclusione dell’amministrazione fiscale:
- Rafforza il controllo e la trasparenza delle transazioni.
- Riduce il rischio di frodi e anomalie grazie a una verifica centralizzata.
- Favorisce interventi tempestivi in caso di discrepanze.
È importante sottolineare che la scelta tra il modello a quattro o a cinque angoli non è direttamente legata alle scadenze per l’adozione dell’obbligo di fatturazione, ma rappresenta un’evoluzione strutturale volta a garantire maggior sicurezza e controllo.
Formati e standard richiesti
Il formato della fattura elettronica strutturata dovrà essere basato sullo standard EN 16931. Il Belgio in ogni caso spingerà sull’utilizzo del formato Peppol-BIS BILLING 3.0. Questo standard, conforme alle normative UE, garantisce:
- L’interoperabilità tra i sistemi delle diverse imprese.
- La sicurezza e l’autenticità dei dati trasmessi.
Tutte le fatture dovranno essere inviate esclusivamente attraverso la rete Peppol, e non sono previsti formati alternativi.
Portale Hermes: il nodo centrale per la trasmissione
Per gestire in modo centralizzato la trasmissione e la verifica delle fatture elettroniche – oltre che per agevolare l’adozione iniziale della fatturazione elettronica – il governo belga ha messo a disposizione il portale Hermes. Questa piattaforma governativa fungerà da punto di accesso unificato, offrendo alle imprese la possibilità di:
- Inviare le proprie fatture in conformità agli standard Peppol (in quanto Hermes opererà come destinatario predefinito della rete Peppol di modo che qualsiasi mittente Peppol possa utilizzare la sua infrastruttura;
- Monitorare lo stato delle transazioni e ricevere notifiche sulla validazione dei documenti.
- Accedere a informazioni aggiornate e supporto tecnico.
Canali di trasmissione e validazione
Il nuovo sistema belga si basa su canali di trasmissione sicuri e standardizzati:
- Peppol Access Point: il metodo principale per l’invio e la ricezione delle fatture attraverso la rete Peppol.
- Portale Hermes: utilizzato per gestire le comunicazioni, monitorare i processi e archiviare le fatture.
- Piattaforme software certificate: le imprese potranno scegliere tra una lista ufficiale di fornitori, resa pubblica dall’amministrazione belga, per garantire la conformità alle nuove normative.
Questa infrastruttura integrata assicura un controllo rigoroso dei flussi informativi e contribuisce a prevenire errori o frodi fiscali.
Il ruolo dell’e-reporting: verso una maggiore digitalizzazione
Accanto all’obbligo di fatturazione elettronica, il Belgio introdurrà un sistema di e-reporting IVA. Questo strumento obbligherà le aziende a trasmettere periodicamente informazioni dettagliate sulle transazioni, migliorando il controllo e la trasparenza del sistema fiscale.
Sebbene i dettagli operativi siano ancora in fase di definizione, il sistema di e-reporting sarà integrato con il portale Hermes, consentendo all’amministrazione di monitorare in tempo reale le operazioni e di intervenire rapidamente in caso di anomalie.
Supporto e FAQ per le imprese
Per facilitare la transizione al nuovo sistema, il governo belga metterà a disposizione:
- Guide ufficiali e documentazione tecnica: con dettagli sui formati, i canali di trasmissione e le modalità operative.
- Elenco pubblico dei fornitori di software certificati: per aiutare le imprese a scegliere soluzioni conformi.
- Webinar e sessioni informative online: rivolte in particolare alle PMI, per supportare l’adozione della fatturazione elettronica.
- Eventuali incentivi per la digitalizzazione: con agevolazioni fiscali per chi investe in sistemi compatibili con Peppol.
Tutte queste risorse saranno accessibili sul sito dell’amministrazione fiscale belga e sul portale Hermes, che fungerà da punto di riferimento per tutte le imprese interessate.
Conclusioni
L’introduzione della fatturazione elettronica B2B in Belgio rappresenta una svolta importante per il sistema fiscale del Paese. Sebbene l’obbligo entri in vigore definitivamente il 1° gennaio 2026, le aziende devono prepararsi fin da ora, adottando soluzioni compatibili con il formato Peppol e aggiornando i propri sistemi amministrativi.
Grazie a un’infrastruttura digitale avanzata, che include il portale Hermes e la possibilità di operare con modelli Peppol a quattro o cinque angoli, la transizione non rappresenterà solo un obbligo normativo, ma offrirà anche opportunità concrete per aumentare l’efficienza operativa e ridurre i costi.
DocuMI, in qualità di International Peppol Access Point e digital provider specializzato, supporta i suoi Clienti nell’invio e ricezione di fatture elettroniche in Europa, offrendo un servizio in linea con la normativa europea e le specifiche tecniche adottate da ciascun Paese, attivabile rapidamente e integrabile con l’ERP aziendale.
Link utili:
ViDA (VAT in the Digital Age)
Guide ufficiali e documentazione tecnica
Software solutions for sending, receiving and processing electronic invoices
Articoli collegati: