Conservazione corrispettivi telematici: le novità sull’obbligo
Le recenti modifiche normative in materia di corrispettivi telematici hanno introdotto importanti novità per le imprese italiane, in particolare riguardo alle modalità con cui trasmettere i corrispettivi giornalieri e alla conservazione digitale dei dati trasmessi all’Agenzia delle Entrate.
Il quadro normativo
Con il provvedimento del 7 marzo 2025, si sono delineate le Nuove Specifiche Tecniche “SOLUZIONI SOFTWARE PER LA MEMORIZZAZIONE E LA TRASMISSIONE TELEMATICA DEI CORRISPETTIVI” , in attuazione dell’articolo 24 del D.lgs. 1/2024 (decreto Adempimenti), con l’obiettivo di incentivare la tracciabilità dei pagamenti e semplificare gli adempimenti per i dettaglianti.
Con le Nuove Specifiche Tecniche, l’Agenzia delle Entrate ha avviato un’evoluzione importante nel modo in cui i commercianti gestiscono e comunicano i dati delle loro vendite. Di seguito riportiamo una semplice spiegazione dei punti chiave:
- Ampliamento delle modalità di trasmissione
Oltre all’utilizzo dei registratori telematici, è ora consentito l’impiego di soluzioni software per l’invio dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Tale flessibilità offre agli esercenti la possibilità di selezionare lo strumento più adeguato alle proprie esigenze operative.:
- Integrazione con i pagamenti elettronici
La normativa mira a ottimizzare e a integrare il processo di registrazione delle transazioni con i sistemi di pagamento elettronici, quali carte di credito e debito, al fine di semplificare le procedure contabili.
- Sicurezza e tracciabilità
Le soluzioni software adottate devono assicurare l’inalterabilità e la tracciabilità dei dati fiscali, implementando misure di sicurezza atte a prevenire frodi e a garantire la trasparenza delle operazioni.
L’obiettivo finale è quindi quello di rendere il processo di comunicazione dei corrispettivi più digitale e meno oneroso per i commercianti, semplificando gli adempimenti fiscali.
In particolare, quanto riguarda la conservazione dei corrispettivi telematici, la novità normativa ha introdotto l’obbligo di conservazione digitale dei corrispettivi telematici, trasmessi dall’Esercente all’Agenzia delle Entrate tramite soluzioni software.
Conservazione corrispettivi telematici: quali dati conservare?
Come dicevamo, l’Agenzia delle Entrate ha sancito importanti novità riguardanti la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri, con un’attenzione specifica alla conservazione digitale.
Nelle Nuove Specifiche Tecniche, infatti, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito l’obbligo per l’Erogatore delle soluzioni software procedere con la conservazione a norma dei dati e dei file generati e trasmessi dall’Esercente, definendo i requisiti necessari della soluzione software in termini di inalterabilità, sicurezza e integrità dei dati, identificando anche i diversi ruoli coinvolti.
I dati da conservare includono:
- i file dei corrispettivi giornalieri firmati con il certificato del Punto di Elaborazione;
- i file di journal contenenti le catene di hash dei documenti commerciali emessi dall’Esercente, firmati con il certificato del Punto di Emissione;
- i file dei documenti commerciali emessi dall’Esercente firmati con il certificato del Punto di Emissione;
- i file delle ricevute di esito dei corrispettivi giornalieri trasmessi;
- i file XML della lotteria degli scontrini differita firmati con il certificato del Punto di Emissione;
- le comunicazioni dei periodi di inattività firmate con il certificato del Punto di Elaborazione;
- le comunicazioni riguardanti i cambi di stato e le segnalazioni di anomalie e/o periodi di inattività firmate con il certificato del Punto di Elaborazione;
- i file contenenti i dati annotati nel registro di emergenza firmate con il certificato del Punto di Elaborazione.
Si rende in questo caso fondamentale distinguere tra “memorizzazione” e “conservazione a norma”: la “memorizzazione” si riferisce infatti al mero processo di trasposizione dei dati su un supporto elettronico. Il nuovo obbligo legislativo impone invece la “conservazione a norma” dei dati, che implica un processo più ampio, regolamentato dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che garantisce l’autenticità, l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo.
Implicazioni per le imprese
La conservazione digitale a norma diventa quindi un elemento cruciale per la gestione dei corrispettivi telematici.
- I dati dei corrispettivi devono essere conservati digitalmente per un periodo di 10 anni.
- La conservazione deve avvenire nel rispetto delle norme tecniche sulla conservazione digitale, garantendo l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo.
- È fondamentale che le imprese utilizzino sistemi di conservazione digitale accreditati e conformi alle linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
- I dati conservati devono essere facilmente accessibili e reperibili in caso di controlli fiscali. Le imprese devono implementare sistemi di indicizzazione e ricerca efficienti.
- Le imprese sono responsabili della corretta conservazione dei dati fiscali. La mancata o errata conservazione può comportare sanzioni amministrative.
Affidarsi a un conservatore certificato consente alle imprese di rispettare gli obblighi vigenti e rimanere al passo con le evoluzioni normative, garantendo al contempo valore legale ai dati contenuti nei corrispettivi e massima sicurezza.
Il servizio YouDOX
YouDOX, in quanto conservatore certificato iscritto al Marketplace AgID, consente di conservare digitalmente a norma per 10 anni i corrispettivi telematici inviati, garantendo la dovuta compliance.
Il servizio è integrabile in diverse modalità e la conservazione del corrispettivo è totalmente automatica.
