Nota spese aziendale: come inviarla con l’app SnapXpense
Dalle spese alla nota spese aziendale in pochi clic. Finalmente per il personale in mobilità inviare la nota spese sarà semplice e veloce, come scattare una foto.
SnapXpense è la nuova soluzione di acquisizione, approvazione e dematerializzazione della nota spese aziendale firmata DocuMI.
Un’app mobile per l’utente in mobilità e una web console per l’azienda nati per:
- semplificare la creazione e l’invio della nota spese aziendale;
- velocizzare il controllo e l’approvazione di qualsiasi tipo di rimborso da parte dei Manager;
- dire addio a scontrini e ricevute cartacee, grazie alla conservazione a norma certificata decennale del giustificativo di spesa.
In questo articolo ci concentreremo sulla creazione e sull’invio della nota spese aziendale da parte del personale in trasferta.
Con l’app SnapXpense, infatti, i lavoratori in mobilità scattano le foto delle ricevute mentre sono ancora in viaggio, potendo dire addio a scontrini e ricevute e inviando la nota spese in pochi e semplici passaggi.
Inserire le spese sostenute è semplice, come scattare una foto
Con SnapXpense per inserire le spese sostenute è sufficiente scattare una foto oppure caricare in app l’immagine del giustificativo di spesa presente in galleria.
Caricata l’immagine dello scontrino o della ricevuta, SnapXpense ne catturerà automaticamente i dati rilevanti come la data, l’importo, la valuta e il metodo di pagamento.
All’utente rimarrà soltanto da completare eventuali dati mancanti, come la categoria di spesa oppure il cliente a cui fa riferimento la trasferta.
Le categorie tra cui scegliere per categorizzare la spesa sono predeterminate dall’azienda in fase di configurazione di SnapXpense.
Naturalmente SnapXpense consente anche di registrare spese per cui non è presente un giustificativo da fotografare. In questo caso sarà sufficiente compilare i dati previsti dal form di compilazione della nota spese presente in app.
Tutte le spese salvate saranno disponibili nell’archivio delle spese in modo da poter essere modificabili fino all’invio al processo approvativo.
Le richieste di rimborso chilometrico e il calcolo automatico dell’importo
Inserire le richieste di rimborso chilometrico con SnapXpense è semplicissimo.
E’ sufficiente, infatti, compilare i dati richiesti nell’apposita sezione dell’app quali, ad esempio, la data e la distanza percorsa.
SnapXpense calcolerà automaticamente l’importo previsto per il rimborso basandosi sulle tariffe di chilometraggio associate all’utente dall’azienda.
Naturalmente l’utente, prima di registrare la richiesta, potrà inserire ulteriori dati quali il cliente di riferimento oppure notificare che seguirà fattura.
Generare e inviare la nota spese in pochi clic
Una volta inserite tutte le spese relative ad una trasferta o ad un particolare periodo, generare la nota spese è questione di pochi clic.
L’app prevede infatti pratici filtri di ricerca e funzioni di selezione multipla che consentono all’utente di individuare rapidamente tutte le spese per cui richiedere il rimborso e selezionarle massivamente per l’invio.
In questo modo la generazione e l’invio della nota spese aziendale diviene operazione davvero rapida ed efficiente.
Le notifiche in app e il monitoraggio delle spese inviate per l’approvazione
La nota spese inviata in approvazione potrà essere tracciata visivamente in app mentre si sposta nelle diverse fasi del flusso approvativo.
SnapXpense, inoltre, notificherà all’utente tutti i cambi di stato tramite comode notifiche in app.
Le notifiche si rivelano particolarmente utili per gestire in modo proattivo note spese non approvate per mancanti o errati.
Scontrini addio: la conservazione a norma della nota spese aziendale
L’Agenzia delle Entrate, è intervenuta in risposta all’interpello n. 388 del 2019, indicando che è consentita la dematerializzazione e la successiva conservazione a norma delle note spese e dei relativi allegati, secondo quanto indicato nel “Codice dell’Amministrazione Digitale”- Art. 22 Dlgs 82/2005.
Grazie a SnapXpense sarà finalmente possibile dire addio a scontrini e ricevute cartacee, adottando un processo di dematerializzazione finalizzato alla distruzione dell’originale analogico.
Tutti i giustificativi di spesa saranno infatti conservati digitalmente a norma in automatico e per 10 anni.
Integrando spese e note spese in un’unica soluzione l’app SnapXpense consente all’utente di creare e inviare la nota spese in tutta semplicità, tanto per ottenere il rimborso per spese anticipate quanto per condividere i giustificativi di spesa con l’azienda nel caso si tratti di spese già sostenute con mezzi di pagamento aziendali.2