Conservazione sostitutiva: cos’è, come funziona e cosa la distingue dall’archiviazione elettronica.

6 Giugno 2022

Conservazione sostitutiva: cos’è, come funziona e cosa la distingue dall’archiviazione elettronica.

Indice

La conservazione elettronica o conservazione sostitutiva è ormai prassi. Permangono, però, ancora alcune zone d’ombra a riguardo: facciamo chiarezza.

Quando parliamo di conservazione sostituiva o digitale, facciamo riferimento a quell’attività, atta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, siano essi nati in formato digitale o trasformati da cartaceo a digitale.

Il perimetro normativo

A stabilire la disciplina della conservazione sostitutiva o digitale è il CAD (Codice per l’Amministrazione Digitale), il primo corpus organico riguardante l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione, nonché tutti i decreti che ad esso hanno dato attuazione (come il DPCM 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014, rispettivamente in tema di regole tecniche per le firme elettroniche, la conservazione e la formazione dei documenti informatici, o il D.M. 17 giugno 2014, recante “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”).

Le norme che il CAD dedica agli obblighi di conservazione sono riportate agli artt. 43 e 44, mentre è l’art. 71 a disciplinarne le regole tecniche, facendo espresso rinvio alle vigenti “Linee Guida sulla formazione e gestione dei documenti informatici”.

Spetta a queste ultime definire i requisiti e le specifiche tecniche affinché un sistema di conservazione possa considerarsi a norma e in grado di garantire autenticità, integrità, immodificabilità, leggibilità, certezza legale e reperibilità dei documenti informatici dallo stesso conservati.

Solo nel rispetto delle predette regole, infatti, è possibile per i documenti informatici conseguire il medesimo valore legale di quelli cartacei, assicurando ad aziende pubbliche e imprese private un considerevole risparmio sui costi di stampa e di archiviazione analogica.

Grazie alla conservazione sostitutiva è, così, possibile distruggere il documento originale cartaceo senza procedere alla stampa dello stesso.

Le ultime novità normative e l’abrogazione di conservazione a norma dei registri contabili

In un’ottica di ulteriore snellimento e semplificazione di una serie di misure e procedure fiscali, la legge n. 122 del 4 agosto 2022 (in conversione del relativo DL n. 73 del 21/06/2022), decreta l’abolizione dell’obbligo di conservazione delle scritture contabili.

La nuova normativa, dunque, in modifica dell’art 7, comma 4 quater del DL 357/94, consente alle aziende, agli studi professionali o alle associazioni di categoria di poter ovviare alla conservazione digitale a norma, entro i termini previsti, mantenendo libri e registri contabili nei sistemi elettronici di contabilità con la mera possibilità di stampa in caso ispezione da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Tutto ciò purchè la stampa avvenga esclusivamente su richiesta e solo in presenza degli organi di controllo, nonchè necessariamente e direttamente dal sistema di contabilità in uso (non è ammesso il salvataggio dei documenti su altri dispositivi o la stampa di un file in formato pdf).

Ciò, naturalmente comporta non poche criticità. Infatti il nuovo dettame normativo porta con sé diverse potenziali problematiche, che potrebbero facilmente lasciare il passo a dubbi e incertezze e che farebbero vacillare quelli che sono i capisaldi della conservazione a norma, quali:

immodificabilità
integrità
leggibilità
reperibilità

La presenza di tali documentazioni sui sistemi di contabilità e la relativa stampa all’occorrenza, non garantisce, infatti, in alcun modo la presenza e la permanenza di tali caratteristiche nel documento, comportando la possibilità di alterazioni di diverso genere, sia in via accidentale che volontaria, avallando, al contempo, il degrado dell’efficacia probatoria (ex art. 2215-bis).

Per quali documenti è comunque consigliata la conservazione sostitutiva?

La conservazione a norma, dunque, è dunque, caldamente consigliata per tutti i documenti fiscalmente rilevanti, i contratti firmati digitalmente e i messaggi mail inviati tramite PEC. In tutti questi casi la conservazione andrà mantenuta per 10 anni o, in ogni caso, seguendo le prescrizioni normative.

Perché conviene conservare a norma

Solo la conservazione a norma è in grado di garantire autenticità, integrità, immodificabilità, leggibilità, certezza legale e reperibilità dei documenti informatici dallo stesso conservati.

Solo così è possibile per i documenti informatici conseguire il medesimo valore legale di quelli cartacei, assicurando ad aziende pubbliche e imprese private un considerevole risparmio sui costi di stampa e di archiviazione analogica.

Proprio questo punto è il punto nodale su cui si sviscera l’annoso tema della conservazione e della sua bontà, nella misura in cui in assenza di stampa o conservazione digitale, l’immodificabilità e l’integrità dei documenti contabili non sarebbe pienamente garantita con potenziali, nonché deleterie ripercussioni sulla loro valenza ai fini civilistici e probatori, soprattutto alla luce degli obblighi di vidimazione e numerazione (ove previsti) della documentazione aziendale, per cui il codice civile richiede l’apposizione su base annuale della firma digitale e della marca temporale (ex art. 2215 bis).

Quale è la differenza con l’archiviazione

In questo contesto, inoltre, è opportuno specificare che il processo di conservazione digitale e quello di mera archiviazione non si equivalgono.

Archiviazione e conservazione, dunque, non sono sinonimi. Pertanto è molto importante capirne la differenza.

La conservazione digitale è quel processo, successivo all’archiviazione, volto a far acquisire al documento valore legale nel tempo e opponibilità a terzi, garantendo integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento stesso.

La validità legale del documento e del suo contenuto è garantito dall’apposizione sul documento di due “sigilli”:

firma digitale,
marca temporale, un “timbro” che garantisce l’esistenza del documento in un momento “temporalmente” preciso.

L’archiviazione documentale, invece, consiste meramente nel “salvare” un documento digitale (digitale dall’origine o scansionato) all’interno di uno spazio digitale.

Solo, però, la conservazione sostitutiva consente la definitiva dematerializzazione del documento.

Capiamo bene, dunque, che con conservazione intendiamo tutti i processi che permettono di conservare a norma un documento di natura digitale.

Pertanto mentre l’archiviazione è, intuitivamente, un processo più semplice poiché consiste nel collocare il documento all’interno di uno spazio apposito, in modo ordinato mediante una protocollazione, al fine di renderlo reperibile in futuro, la conservazione permette di prolungare nel tempo la validità legale di un documento.

Cos’è il manuale della conservazione

L’articolo 8 del DPCM del dicembre 2013, introduce l’obbligo di redigere il Manuale di conservazione digitale, quel documento informatico prodotto dall’azienda e firmato dal responsabile della Conservazione che contiene tutti i dettagli dell’organizzazione (da tenere periodicamente aggiornati), quali:

i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale
il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale
la descrizione delle architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche per la conservazione.
il trattamento e l’esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.
l’indicazione delle misure di sicurezza e cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti.

la descrizione dei metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
l’indicazione delle tempistiche di ogni operazione.

Nel caso in cui si decida di affidare il servizio di conservazione ad un soggetto terzo, sarà quest’ ultimo a provvedere alla stesura e all’aggiornamento del Manuale della Conservazione, opportunamente, firmato dal Responsabile della Conservazione, che l’azienda dovrà nominare al suo interno.

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