Dematerializzazione note spese: come fare?
Il quadro normativo, la procedura e le soluzioni per dematerializzare correttamente le note spese dipendenti.
Partendo dal sostrato normativo, nel nostro precedente articolo, abbiamo sviscerato il tema delle note spese, delle diverse tipologie e modalità di rendicontazione, fino ad arrivare alla dematerializzazione delle stesse.
In questo articolo partiremo dal quadro normativo per vedere come dematerializzare correttamente le note spese e quali soluzioni tecnologiche possono semplificare ed efficientare il processo.
La dematerializzazione della nota spese
Per dematerializzazione della nota spese si intende la distruzione dei documenti analogici in formato cartaceo a favore di un adeguato corrispettivo in formato digitale, purchè:
– generati in ossequio ai precetti normativi (risposte 388, 403 e 417 del 2019 dell’Agenzia delle Entrate) e alle loro specifiche peculiarità;
– rimangano sempre fruibili con mezzi informatici.
Questo comporta di conseguenza una maggiore semplificazione dei processi e una notevole riduzione in termini di tempi e costi, avvantaggiando l’azienda in produttività e competitività.
Il quadro normativo
L’Agenzia Entrate, con le risposte agli interpelli n. 388–403-477 del 2019 sul tema, ha definitivamente sancito la validità delle note spese conservate in formato elettronico.
Nelle suddette risposte l’Agenzia definisce quello che è l’iter da seguire affinché la conservazione elettronica delle note spese, oltre che dei relativi giustificativi, possa dirsi davvero valida in luogo di quella cartacea.
Come dematerializzare le note spese?
Per l’agenzia fiscale italiana, la procedura volta ad una corretta dematerializzazione delle note spese prevede cinque step fondamentali:
- formazione e acquisizione del giustificativo di spesa
- formazione, approvazione e controllo della nota spese
- archiviazione dei giustificativi di spesa
- conservazione a norma
- distruzione dei giustificativi analogici
Formazione e acquisizione del giustificativo di spesa
Il dipendente dovrà fotografare il documento di spesa (es. scontrino, biglietto di viaggio, ricevute fiscali) tramite il proprio smartphone. Questo dovrà necessariamente contenere tutti i dati attestanti le spese di trasferta che dovranno essere registrate.
Formazione, approvazione e controllo della nota spese
Acquisiti i giustificativi, il trasfertista dovrà creare su un sistema informatico ad hoc, la nota spese digitale per la successiva approvazione, allegando per singola voce riportata, l’immagine del giustificativo corrispondente.
Sarà, poi, onore del soggetto demandato alla verifica, approvare o meno, le voci ritenute opportune, nonché corrispondenti alle prove di acquisto prodotte per il rimborso del lavoratore secondo le modalità contrattualmente pattuite.
Archiviazione dei giustificativi di spesa
Al termine delle verifiche e una volta avviate le procedure di rimborso, il documento dovrà essere archiviato e conservato come previsto dalla legge.
Conservazione a norma
Alla stregua di tutti gli altri documenti fiscalmente rilevanti e sottoposti alla disciplina della conservazione a norma (art. 2215 bis Codice Civile ; artt.43-44 CAD) anche tutto il “pacchetto giustificativi” dovrà essere inviato al responsabile della conservazione per l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, a granitica garanzia di autenticità e integrità del documento informatico.
Distruzione dei giustificativi analogici
A questo punto il lavoratore potrà disfarsi di scontrini, ricevute e giustificativi, ma soltanto quando sarà stato completato l’iter sopra illustrato e la nota sarà stata messa in pagamento.
I vantaggi della dematerializzazione
In un contesto sempre più smart che e flessibile, la dematerializzazione delle note spese garantisce e massimizza la semplificazione della gestione contabile e finanziaria, consentendo uno snellimento dei processi a favore sia del lavoratore trasfertista che dell’attività produttiva.
Il tutto in un’ottica di maggiore consapevolezza, controllo, tracciabilità e trasparenza delle uscite aziendali oltre che di inalterabile compliance normativa.
Come rivoluzionare la propria gestione delle note spese: DocuMI presenta SnapXpense
SnapXpense è la nuova soluzione DocuMI per la gestione e la dematerializzazione delle note spese dipendenti integrabile con tutti i software di contabilità e gestione del personale.
SnapXpense nasce per semplificare la creazione delle note spese da parte del personale in trasferta, velocizzare l’approvazione delle spese e conservare digitalmente a norma i giustificativi.
L’azienda e il dipendente potranno finalmente dire addio a scontrini e ricevute grazie ad un processo di dematerializzazione certificato finalizzato – ove possibile – alla distruzione dell’originale analogico.
SnapXpense si compone di un’app mobile per i dipendenti che consentirà loro di creare, inviare e gestire le note spese facilmente. I lavoratori in mobilità potranno scattare le foto delle ricevute mentre sono ancora in viaggio, classificando rapidamente le spese attraverso l’inserimento dei dati minimi richiesti su interfacce intuitive.
Grazie alle notifiche in app per i dipendenti sarà semplicissimo controllare in ogni momento lo stato delle spese inviate.
All’app si aggiunge una web console, disponibile sia per l’azienda che per il dipendente, sviluppata per semplificare le procedure di autorizzazione al rimborso e garantire maggiore consapevolezza sui costi del personale, grazie a preziosi report e insights sui flussi di spesa, sulla loro composizione e sul loro andamento rispetto al budget.