Fatturazione elettronica in Germania: tutto quello che devi sapere
La Germania, come molti altri Paesi europei, sta attraversando una fase di profonda trasformazione digitale, con un focus sempre maggiore sull’efficienza e sulla digitalizzazione di imprese e pubblica amministrazione.
Con l’obiettivo di semplificare i processi amministrativi e ridurre il carico burocratico sulle imprese, il 22 marzo 2024 il Bundesrat ha approvato la Wachstumschancengesetz (Legge sulle opportunità di crescita), che rende obbligatoria la fatturazione elettronica B2B.
Inoltre l’amministrazione finanziaria (BMF e le massime autorità finanziarie dei Länder federali), al fine di continuare a sostenere l‘introduzione della fattura elettronica obbligatoria e chiarire al più presto eventuali domande e dubbi, il 13 giugno 2024 ha pubblicato una prima bozza di lettera di linee guida. La lettera definitiva è stata infine pubblicata il 15 Ottobre 2024 e contiene le linee guida ufficiali su come interpretare la Legge sulle opportunità di crescita.
Questa misura è parte di un più ampio piano di digitalizzazione dell’economia tedesca e segna un punto di svolta per le aziende tedesche, che dovranno adeguarsi a nuovi standard digitali.
La proposta governativa tedesca si allinea perfettamente alla direttiva europea ViDA, adottando lo standard EN 16931 per le fatture elettroniche B2B. Questa scelta garantirà, infatti, l’interoperabilità a livello europeo e semplifica gli scambi commerciali transfrontalieri.
E’ chiaro che per la Germania la sfida da affrontare rimane particolarmente significativa: l’eterogeneità degli approcci adottati dai diversi stati federali tedeschi in materia di fatturazione elettronica B2G complica, infatti, notevolmente il processo di unificazione e standardizzazione delle procedure a livello nazionale.
Attuazione del progetto fatturazione elettronica B2B: il calendario
La Germania ha stabilito una roadmap precisa per l’implementazione della fatturazione elettronica B2B, anche se chiaramente la sfida sarà particolarmente impegnativa.
A partire dal 1° gennaio 2025, tutte le aziende saranno obbligate a ricevere fatture elettroniche, indipendentemente dalle loro dimensioni. In questa fase pertanto l’emissione di fatture elettroniche avverrà solo su base volontaria.
Questa misura iniziale mira a preparare il terreno per l’obbligo di emissione delle fatture elettroniche.
Per quanto riguarda l’emissione obbligatoria di fatture elettroniche B2B:
- Dal 1°gennaio 2027, l’obbligo riguarderà le grandi imprese con un fatturato superiore a 800.000 euro.
- Dal gennaio 2028, l’obbligo si estenderà a tutte le imprese, anche quelle con un fatturato inferiore a 800.000 euro.
E’ d’obbligo ricordare che non è stata prevista, come avviene invece in Italia, una piattaforma per la gestione centralizzata del processo di fatturazione elettronica.
Quali saranno i formati accettati per la produzione di fatture elettroniche?
Nella bozza di lettera pubblicata il 13 giugno 2024 dal BMF (III C2 – S7287 – a/23/10001:007), la cui pubblicazione è attesa per la fine del 4° trim 2024, è previsto che il formato di fattura elettronica non è limitato ai formati nazionali, purché questi rispettino lo standard europeo per la fatturazione elettronica e l’elenco delle sintassi rilevanti ai sensi della Direttiva 2014/55/UE
Quindi, sebbene Xrechnung sia il formato obbligatorio per le transazioni B2G, le imprese avranno una certa libertà nella scelta del formato per le transazioni B2B.
Tuttavia, sarà fondamentale garantire la conformità allo standard europeo oltre che l’interoperabilità e la completezza delle informazioni contenute nella fattura elettronica.
In Germania pertanto le fatture elettroniche potranno esser prodotte nei seguenti formati:
- ZUGFeRD: valido solo per le transazioni B2B. ZUGFeRD è un formato ibrido composto da un file PDF che rappresenta la fattura in un formato leggibile e da un file XML che contiene tutti i dati della fattura in un formato strutturato, fondamentale per l’elaborazione automatica delle fatture e l’integrazione con i sistemi informatici.
- Xrechnung: è il formato XML standard tedesco per le fatture elettroniche B2G (business-to-government), ovvero le fatture emesse dalle imprese verso le pubbliche amministrazioni tedesche.
- UBL, XML personalizzati o EDIFACT purché conformi alla norma EN 16931.
Per esser maggiormente precisi il formato elettronico strutturato di una fattura elettronica potrà anche essere concordato tra l’emittente e il destinatario della fattura e discostarsi quindi dai requisiti della norma EN 16931. Il prerequisito a tal fine è che il formato consenta l’estrazione corretta e completa delle informazioni richieste dal UStG dalla fattura elettronica in un formato conforme alla norma EN 16931 o con essa interoperabile.
Attraverso quali canali sarà possibile inviare e ricevere fatture elettroniche?
La normativa tedesca sulla fatturazione elettronica B2B, pur stabilendo dei requisiti minimi per il formato e il contenuto delle fatture, non impone un metodo di trasmissione specifico. Questo offre alle aziende una certa flessibilità nella scelta della soluzione più adatta alle loro esigenze.
Per inviare e ricevere fatture elettroniche in Germania, le aziende potranno quindi utilizzare diversi canali di trasmissione.
- PEPPOL network: PEPPOL è una rete paneuropea per lo scambio elettronico di documenti commerciali. In Germania, molte amministrazioni pubbliche e grandi imprese già utilizzano PEPPOL per scambiare fatture elettroniche in formato XRechnung;
- Portali delle amministrazioni pubbliche: Ogni stato federale tedesco e molte amministrazioni locali hanno i propri portali per la ricezione delle fatture elettroniche, sui quali è possibile compilare le fatture online oppure caricare file generati da sistemi terzi;
- E-mail: Sebbene meno sicura e tracciabile rispetto ad altri canali, l’e-mail potrà essere utilizzata per inviare fatture elettroniche a partner commerciali che non dispongono di sistemi più avanzati.
La scelta del canale più adatto dipenderà da eventuali accordi contrattuali in essere, dalle dimensioni dell’azienda, dal volume delle fatture, da specifici requisiti in termini di sicurezza e dai costi di implementazione delle soluzioni di fatturazione.
La conservazione digitale delle fatture elettroniche inviate e ricevute
La conservazione delle fatture elettroniche in Germania, come in molti altri paesi, è un argomento di grande rilevanza, sia per le aziende che per l’amministrazione finanziaria. La normativa tedesca sulla conservazione di fatture elettroniche pone, infatti, una forte enfasi sull’integrità, l’autenticità e la reperibilità dei documenti contabili, anche in formato digitale.
Sempre nella bozza di lettera pubblicata il 13 giugno 2024 dal BMF (III C2 – S7287 – a/23/10001:007) è previsto che la parte strutturata della fattura elettronica deve essere conservata in modo tale da essere nella sua forma originale e da soddisfare i requisiti di immutabilità.
Sul punto si fa rinvio alla lettera del BMF del 28 novembre 2019, BStBl I p 1269, parr. 52 che a sua volta rinvia al § 14b del UStG che prevede, in particolare, senza alcun richiamo alla norma europea quanto segue (lett. b):
“Se un imprenditore archivia elettronicamente le fatture nel resto della Comunità [fuori dal territorio teutonico], le autorità fiscali competenti possono visualizzare, scaricare e utilizzare le fatture ai fini del controllo dell’imposta sulle vendite tramite accesso online. È necessario garantire che le autorità fiscali competenti possano immediatamente visualizzare, scaricare e utilizzare le fatture tramite accesso online.”
In Germania, il periodo di conservazione obbligatorio delle fatture, sia elettroniche che cartacee, è di 10 anni. Questo termine è stabilito dalla normativa fiscale tedesca e serve a garantire la possibilità di effettuare controlli fiscali a posteriori e di risolvere eventuali controversie relative alle transazioni commerciali.
Gestione interna Vs outsourcing: perché affidarsi ad un provider specializzato nella gestione di processi di fatturazione elettronica?
Gestire internamente la fatturazione elettronica può sembrare una scelta conveniente, ma comporta un investimento iniziale significativo in termini di risorse e infrastrutture IT, tempi di implementazione potenzialmente lunghi, impegno costante per rimanere aggiornati rispetto alla normativa e agli standard, know-how fiscale e legale interno e capacità di adattare costantemente la soluzione creata in modo che risulti flessibile, scalabile e sicura con il crescere dell’azienda o con il mutare delle condizioni inziali.
Rivolgersi a un provider specializzato nell’erogazione di soluzioni di fatturazione elettronica può portare numerosi vantaggi, soprattutto in vista dell’obbligo di fatturazione elettronica sempre più diffuso, tra cui:
- Conoscenza approfondita delle normative
- Esperienza nei processi di implementazione
- Adattamento alle esigenze specifiche
- Scalabilità
- Assistenza e aggiornamenti continui
- Protezione dei dati
- Automazione dei processi
- Riduzione dei costi
Sai cos’è Peppol?
Peppol, acronimo di Pan-European Public Procurement On-Line, nasce nel 2008 come progetto pilota finanziato dalla Commissione Europea per la creazione di un mercato unico digitale a livello europeo, con l’obiettivo ultimo di fornire un’infrastruttura e un protocollo tecnico di semplificazione delle operazioni di procurement digitale.
Oltre alla gestione delle fatture a livello paneuropeo, il network Peppol rappresenta una dei canali principali, nonché alternativi al canale NSO (Nodo Smistamento Ordini) per la ricezione degli ordini elettronici dalle Pubbliche Amministrazioni afferenti al SSN e per l’invio di DDT elettronici.
Vuoi saperne di più? Consulta il sito ufficiale di AgiD, la Peppol Authority italiana: clicca qui.