Fatturazione elettronica in Spagna: obblighi, sistemi certificati e vantaggi per le imprese
Autore: Francesco Foglio
La Spagna sta vivendo un’importante trasformazione digitale nel settore fiscale grazie alla prossima introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria. Questo cambiamento ha l’obiettivo di semplificare i processi amministrativi, aumentare la trasparenza e combattere l’evasione fiscale. Ma quali sono i dettagli di questa riforma, e come possono le aziende prepararsi al meglio?
Un quadro normativo per la digitalizzazione
Alla base dell’obbligo di fatturazione elettronica c’è la legge “Crea y Crece” (Legge 18/2022), approvata il 29 settembre 2022. Questa normativa introduce l’obbligo per tutte le imprese e i professionisti di emettere fatture elettroniche nelle transazioni commerciali B2B. L’obiettivo principale è ridurre i ritardi nei pagamenti e promuovere l’adozione di strumenti digitali.
A questa legge si affianca il Regolamento VeriFactu (Ordinanza ministeriale 22138) che definisce le specifiche tecniche dei requisiti dei sistemi di fatturazione elettronica a cui tutte le imprese spagnole dovranno adeguarsi entro il 1° luglio 2025 salvo (probabile) proroghe.
Il Regolamento VeriFactu, infatti, rappresenta un importante strumento per garantire la tracciabilità, l’inalterabilità e la sicurezza delle fatture elettroniche, con il preciso scopo di rafforzare il controllo fiscale da parte delle autorità.
Tempistiche e soggetti interessati
L’obbligo di fatturazione elettronica entrerà in vigore secondo il seguente calendario:
- Dal 2027, 12 mesi dopo la pubblicazione della Gazzetta Ufficiale dei regolamenti definitivi: grandi contribuenti (fatturato superiore a 8 milioni di euro);
- Dal 2028, 24 mesi dopo la pubblicazione della Gazzetta Ufficiale dei regolamenti definitivi: tutti gli altri contribuenti.
Sono però previste alcune esenzioni. Ad esempio, i contribuenti già obbligati al sistema di e-reporting “Suministro Inmediato de Información” (SII) non saranno soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica. Inoltre, altre esclusioni potranno essere definite dall’Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) per casi particolari.
I sistemi certificati VeriFactu: non obbligatori, ma vantaggiosi
Una delle novità più rilevanti introdotte dalla normativa è rappresentata dai sistemi di fatturazione certificati (o verificati) VeriFactu. Sebbene la loro adozione da parte dei contribuenti non sia obbligatoria, questi strumenti offriranno numerosi vantaggi per le aziende e i professionisti che decideranno di adottarli.
Per essere tali i sistemi di fatturazione elettronica devono soddisfare i requisiti tecnici definiti dal Regio decreto 1007/2023 oltre che essere utilizzati da tutte le aziende e i professionisti per emettere le proprie fatture.
I sistemi VeriFactu sono stati progettati per soddisfare elevati requisiti tecnici e di conseguenza garantire:
- Tracciabilità e sicurezza: ogni operazione verrà certificata e registrata in modo inalterabile, assicurando la piena trasparenza.
- Conformità semplificata: il rispetto delle normative fiscali sarà facilitato, riducendo il rischio di errori e discrepanze.
- Comunicazione diretta con l’AEAT: i sistemi certificati potranno interfacciarsi con i portali fiscali in maniera automatizzata, velocizzando i flussi di trasmissione dei dati.
L’adozione di sistemi VeriFactu è particolarmente utile per aziende con alti volumi di fatture o che operano in settori regolamentati. Tuttavia, le imprese potranno scegliere di utilizzare strumenti alternativi, purché conformi ai requisiti di base stabiliti dalla normativa e, nello specifico, dall’articolo 7 del Regolamento VeriFactu.
Formati e canali consentiti
Per emettere fatture elettroniche conformi, sarà necessario utilizzare formati strutturati che rispettino lo standard europeo EN 16931. I formati accettati includono:
- XML CII
- UBL
- EDIFACT
- Facturae (lo standard spagnolo).
Non saranno invece ammessi formati non strutturati, come PDF o Excel, che non garantiscono la tracciabilità e l’interoperabilità dei dati.
Le fatture dovranno essere trasmesse attraverso canali certificati che assicurino sicurezza e accessibilità, e dovranno essere conservate per 6 anni in modo da permettere eventuali controlli futuri da parte dell’AEAT.
Il ruolo dell’e-reporting: un sistema complementare
La fatturazione elettronica si integra con il sistema di e-reporting già esistente in Spagna, noto come “Suministro Inmediato de Información” (SII). Questo sistema obbligherà alcune categorie di contribuenti – come le grandi imprese con fatturato superiore a 6 M€ e i gruppi IVA – a trasmettere i registri IVA quasi in tempo reale.
Le aziende più piccole non saranno obbligate a rispettare i requisiti di rendicontazione elettronica tuttavia, avranno la possibilità di adottare volontariamente il sistema SII.
Le imprese soggette all’obbligo SII dovranno inviare i dati pertinenti all’AEAT utilizzando un formato XML proprietario o manualmente tramite un portale online.
Sebbene il SII e la fatturazione elettronica siano processi distinti, insieme contribuiranno a creare un ecosistema fiscale più trasparente e controllato, facilitando le attività di monitoraggio delle autorità.
Supporto e FAQ per le aziende
Consapevole delle sfide che questa transizione comporta, il governo spagnolo ha previsto diverse misure di supporto per le aziende, in particolare per le PMI. È in fase di sviluppo una guida ufficiale che risponderà alle domande frequenti, fornendo chiarimenti su:
- Requisiti tecnici dei sistemi certificati;
- Procedure operative per l’adeguamento;
- Incentivi e agevolazioni disponibili per chi investe in software e strumenti digitali.
Queste risorse saranno cruciali per facilitare l’adozione della fatturazione elettronica e supportare le imprese nel passaggio ai nuovi standard.
Ultimi aggiornamenti sui formati: verso l’adozione dello standard UBL
In seguito alla pubblicazione di una bozza di Decreto reale in applicazione della legge Crea y Crece, il governo ha avviato una consultazione pubblica in merito all’adozione dello standard UBL (Universal Business Language) per raccogliere feedback da aziende, professionisti e sviluppatori di software sulle implicazioni dell’adozione di UBL. Questo processo mira a garantire una transizione fluida e ad anticipare eventuali problematiche operative.
Dopo la chiusura della consultazione pubblica, il governo analizzerà i feedback ricevuti e pubblicherà le linee guida definitive. La transizione a UBL potrebbe avvenire in più fasi, con un periodo di adattamento per le imprese.
UBL è uno standard XML sviluppato per facilitare lo scambio elettronico di documenti commerciali. La sua adozione consentirà maggiore interoperabilità tra i diversi sistemi di fatturazione e ridurrà la dipendenza da formati proprietari come Facturae, attualmente in uso in Spagna.
I principali vantaggi includono:
- Maggiore compatibilità con altri sistemi europei
- Standard aperto e riconosciuto a livello internazionale
- Facilità di integrazione con soluzioni software esistenti
Conclusioni
La fatturazione elettronica rappresenta una svolta significativa per il sistema fiscale spagnolo. Sebbene l’obbligo porti con sé sfide operative, l’introduzione di sistemi come VeriFactu offre alle aziende un’opportunità per migliorare la propria efficienza e sicurezza, beneficiando di processi più moderni e trasparenti.
Prepararsi in anticipo, adottando soluzioni tecnologiche conformi e sfruttando i vantaggi dei sistemi certificati, sarà la chiave per affrontare con successo questa trasformazione e coglierne i benefici nel lungo periodo.
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