Indennità di trasferta dipendenti: quanto spetta, come calcolarla, differenze con la diaria
Scopri tutto quello che c’è da sapere sull’indennità di trasferta dipendenti: quanto spetta, come calcolarla, le differenze con la diaria!
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Quando si parla di indennità di trasferta, i dettagli contano: senza un sistema di rimborso organizzato e ben congegnato, i viaggi di lavoro possono diventare rapidamente complicati e costosi.
Come per molti aspetti della gestione di un’attività efficiente e di successo, avere una conoscenza completa sulla disciplina fiscale dell’indennità di trasferta è fondamentale.
In particolar modo, è importante evidenziare che l’indennità e la diaria trasferta non appartengono allo stesso regime fiscale, quindi non sono la stessa cosa.
Per quanto riguarda l’azienda, le linee guida da rispettare e conoscere riguardano i seguenti punti:
- Quanto viene pagata l’indennità di trasferta
- Come viene pagata
- Quando i costi potranno essere rimborsati
- Come funziona il rimborso spesa in termini di tasse
Non c’è niente di meglio di una preparazione e di una pianificazione responsabile per ottenere il massimo profitto da ogni trasferta.
In questo articolo troverai tutte le informazioni che ti servono riguardo all’indennità di trasferta: analizzeremo la legislazione, i parametri di riferimento per gli importi dei rimborsi spesa e i costi deducibili dall’azienda.
Indennità di trasferta: tutto quello che l’azienda deve sapere
Se sei alla ricerca di informazioni sulle indennità di trasferta, sappi che non esiste una normativa specifica in Italia che regoli questo tipo di rimborso.
Tuttavia, l’Art. 51 co. 5 del TUIR affronta il trattamento fiscale e contributivo della trasferta per quanto riguarda il lavoratore e la sua retribuzione. Nel comma 6, invece, è indicato il trattamento delle somme corrisposte.
Per applicare questo rimborso alle politiche aziendali, è necessario fare riferimento ai singoli CCNL o Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro che definiscono i diritti e i doveri del lavoratore e disciplinano gli aspetti economici.
Per esempio, le ore di lavoro in trasferta vengono regolate in modo diverso rispetto a quelle in sede. All’interno del comune in cui ha l’indirizzo fiscale l’azienda, i rimborsi e le indennità sono considerati parte integrante del reddito e quindi tassabili. Invece, per la trasferta fuori dal comune, c’è un indennizzo aggiuntivo stabilito dal contratto collettivo di lavoro di ogni settore.
Esistono 3 tipologie di rimborso:
- Forfettario
- Piè di lista o analitico
- Ibrido o misto
Quindi, quanto viene pagata l’indennità di trasferta?
Trovi le linee guida in questa tabella riassuntiva:
| Tipo di Rimborso | Limite Esenzione |
| Rimborso forfettario | – fino a 46,48€ al giorno in Italia
– fino a 77,47€ al giorno all’estero |
| Rimborso analitico o a piè di lista | – fino a 15,49 € al giorno in Italia
– fino a 25,82 € al giorno all’estero |
| Rimborso misto: forfettario + spese a piè di lista | – fino a 30,99 € al giorno in Italia
– fino a 51,65 € al giorno all’estero |
Detto ciò, l’importo concesso dall’azienda dipende anche dalla natura, dalla durata della trasferta di lavoro e se la trasferta è in Italia o all’estero.
In generale, dovrebbe essere sufficiente a coprire tutte le spese ragionevoli relative al viaggio.
Nel determinare un importo equo prendi in considerazione fattori quali la destinazione, la durata del soggiorno, il tipo di alloggio necessario (hotel o Airbnb), le spese per i pasti, ecc.
Come funziona l’indennità di trasferta?
Di solito l’indennità di trasferta viene accreditata il mese successivo alla trasferta, dopo che la nota spese è stata analizzata e approvata. È anche vero che in alcuni casi viene anticipata, in modo che il dipendente possa coprire le spese durante la sua assenza da casa.
Inoltre, a seconda del Paese in cui invii i dipendenti all’estero, c’è l’obbligo di registrazione per la conformità fiscale in modo da poter pagare questi rimborsi attraverso le buste paga.
L’indennità di trasferta viene pagata in busta paga?
Il 1° luglio 2018, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha emesso delle disposizioni per le ispezioni nelle aziende, che devono garantire la tracciabilità delle retribuzioni. Tra queste, sono inclusi anche i pagamenti per l’indennità o per la diaria trasferta.
È importante sapere che violare questi obblighi di tracciabilità può comportare sanzioni da 1.000€ fino a 5.000€.
L’INL offre una soluzione per il pagamento delle retribuzioni: puoi farlo anche in contanti presso lo sportello bancario, a patto che tu, datore di lavoro, abbia un conto corrente o un conto di pagamento ordinario a tuo nome e che tutto sia contabilizzato correttamente.
Questa opzione garantisce la tracciabilità del pagamento e soddisfa gli standard anti elusivi della normativa.
Indennità di trasferta e diaria: quali sono le differenze?
La differenza principale tra indennità e diaria di trasferta è lo scopo a cui sono destinate.
L’indennità ha l’obiettivo di coprire un’ampia gamma di spese legate al viaggio in caso di trasferta, come i voli o il noleggio di un’auto. Al contrario, la diaria copre solo le spese quotidiane specifiche sostenute durante il viaggio.
Ad esempio, un dipendente può ricevere un’indennità di trasferta per coprire le spese di volo, ma può ricevere solo il rimborso della diaria per le sistemazioni in albergo e i pasti durante il viaggio.
Anche l’importo che il dipendente riceve in entrambe le forme di rimborso è diverso: l’indennità viene solitamente erogata in un’unica soluzione, mentre la diaria viene generalmente erogata su base giornaliera.
Inoltre, l’indennità può essere limitata a determinati tipi di spese; ad esempio, alcuni datori di lavoro ne consentono l’utilizzo solo per il biglietto aereo o per il rimborso chilometrico. Altri, invece, possono permetterne l’utilizzo per qualsiasi spesa sostenuta in relazione al viaggio di lavoro.
D’altro canto, le diarie tendono a rimanere relativamente costanti e di solito consistono in un importo fisso per ogni giorno trascorso in viaggio.
In definitiva, le differenze principali tra queste due forme di rimborso risiedono nel loro scopo e nel modo in cui vengono distribuite; ma ci sono diversità anche ai fini della tassazione, come vedremo ora.
La tassazione dell’indennità di trasferta
La tassazione delle indennità di viaggio e delle diarie trasferte può essere una questione complicata, a seconda del Paese o dello Stato del datore di lavoro.
In generale funziona così:
- Le indennità sono soggette a tassazione come reddito, mentre la diaria è considerata un rimborso e non è tassabile
- Le indennità di viaggio sono tassate in base all’aliquota fiscale marginale del dipendente, che può variare a seconda del CCNL di riferimento
- Il rimborso della diaria, invece, non è generalmente tassabile in quanto è destinato a coprire le spese di viaggio legate al lavoro.
Inoltre, alcuni Paesi possono avere regole specifiche che esentano dalla tassazione alcuni tipi di viaggi di lavoro all’estero. È importante che i datori di lavoro e i dipendenti conoscano le leggi e le normative locali in materia di implicazioni fiscali delle indennità di viaggio e delle diarie.
Quali sono i costi deducibili per l’azienda?
I rimborsi spese per le trasferte di un’azienda possono essere un costo importante deducibile dalle tasse.
In generale, qualsiasi spesa sostenuta durante lo svolgimento di un’attività commerciale regolare è fiscalmente deducibile.
Infatti, se la tua azienda rimborsa i costi sostenuti dai dipendenti o collaboratori come indennità di trasferta, queste spese sono considerate aziendali e quindi fiscalmente deducibili.
Ci sono però dei limiti e delle eccezioni da tenere a mente. Vediamo meglio nella tabella riassuntiva qui sotto:
| Tipo di Rimborso | Quanto l’azienda può dedurre |
| Rimborso forfettario | Non ci sono limiti di deducibilità poiché la spesa effettuata è forfettaria. |
| Rimborso analitico o a piè di lista | Spese per:
→ viaggio e trasporto: totalmente deducibili →vitto e alloggio: hanno i seguenti limiti -fino a 180,76€ (al giorno) per trasferte extracomunali in Italia -fino a 258,23€ (al giorno) per trasferte all’estero -nella misura del 75% del loro ammontare per trasferte comunali |
| Rimborso misto: forfettario + spese a piè di lista | Non ci sono limiti di deducibilità |
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Sapere come viene tassata l’indennità di viaggio e la diaria trasferta può aiutarti a massimizzare il risparmio fiscale.
L’indennità è un’aggiunta importante alla busta paga e deve essere gestita con attenzione; è fondamentale assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente assistiti durante i viaggi e che i datori di lavoro siano consapevoli del loro budget.
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Ci auguriamo che questo articolo sia stato utile per chiarire il concetto di indennità di trasferta; perché non provare il nostro flusso di lavoro oggi stesso? Ti accorgerai in prima persona di quanto può semplificare la vita aziendale.
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