Cosa significa gestire una trasferta all’estero? Cosa deve sapere un’azienda?

Ecco una guida per capire come gestire al meglio le pratiche relative!

A livello amministrativo, le trasferte all’estero possono risultare più complicate di quelle sul territorio nazionale.

Le motivazioni sono varie e tra queste rientrano anche la gestione dell’IVA e il cambio valuta per tutti quei Paesi che non fanno parte dell’Unione Europea.

Il rimborso delle note spese diventa ancora più complicato quando in un viaggio di lavoro è prevista la visita in diverse nazioni con valuta differente, o quando manca un software aziendale che permetta di caricare le foto degli scontrini immediatamente, per evitare che si rovinino.

Ci sono anche altre ragioni che rendono potenzialmente complicata la trasferta all’estero, come la determinazione di quale parte del rimborso è esente da IRPEF o la conoscenza delle spese deducibili a livello fiscale.

Fortunatamente, oggi la gestione dei costi non deve essere un processo oneroso; utilizzando strumenti digitali, le aziende possono facilmente tenere traccia di tutte le spese di viaggio all’estero in modo rapido e accurato.

In questo articolo ti daremo una panoramica completa su tutto ciò che devi sapere su come organizzare e gestire i viaggi all’estero dei tuoi dipendenti.

Trasferte estero dipendenti: quale rimborso è previsto?

Prima di addentrarci nell’argomento, è fondamentale fare chiarezza sulla differenza tra trasferta e trasferimento: la prima è il classico viaggio di lavoro e ha natura temporanea, il secondo richiede di spostarsi in modo definitivo in un altro luogo.

Successivamente, è importante conoscere le normative dei Paesi in cui si decide di viaggiare, poiché ciò permette di comprendere come agire a livello fiscale e di tassazione.

Fatte queste dovute premesse, la trasferta all’estero si può definire una prestazione svolta fuori dal comune della sede di lavoro.

Vengono riconosciuti 3 tipi di rimborsi per la trasferta all’estero:

• Forfettario: somma prestabilita in accordo con i Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro 
• Analitico: presentazione di una nota spese con tutta la documentazione necessaria per ottenere il rimborso
• Ibrido o misto: una parte forfait e una analitica

È l’azienda a decidere il metodo di rimborso da applicare. Ma attenzione: dovrai usare lo stesso metodo di rimborso per tutta la durata della trasferta. 

Quindi, se il viaggio prevede più giorni, scegli con saggezza quale rimborso è più ottimale per l’impresa. 

Quali spese si rimborsano per una trasferta all’estero?

Quando un lavoratore si trova in trasferta fuori dal comune di residenza, ha diritto a dei ristori in aggiunta alla sua retribuzione normale. 

Questi includono indennità di trasferta, rimborso delle spese di viaggio, vitto e alloggio e compensazione per il tempo speso in viaggio. 

In poche parole, i tuoi dipendenti devono essere trattati come se si trovassero sul posto di lavoro abituale, non devono cioè subire perdite economiche.

Lo stesso principio vale anche per la trasferta estera. 

La delocalizzazione fuori dall’Italia richiede in genere un rimborso più consistente rispetto a un tradizionale viaggio di lavoro nazionale. 

Di solito le aziende rimborsano:

• Voli
• Sistemazioni alberghiere
• Pasti
• Trasporto da e per le destinazioni
• Qualsiasi altra spesa necessaria sostenuta durante la trasferta

Tuttavia, a volte è necessario aggiungere dei benefit extra come:

• Offrire servizi di orientamento in loco
• Formazione linguistica per aiutare ai lavoratori ad adattarsi e integrarsi più rapidamente nel nuovo ambiente

Una copertura assicurativa sanitaria per tutta la durata della trasferta (in base al Paese)

Rimborso spese trasferta estero e esenzione IRPEF

Il rimborso delle trasferte all’estero può essere un processo complesso e dispendioso in termini di tempo, ma la comprensione delle normative e dei requisiti è essenziale per il successo delle operazioni aziendali. 

Il sistema italiano prevede esenzioni fiscali per le indennità di trasferta fino a una certa somma, ma questo esonero dipende dal tipo di rimborso e dalla posizione geografica in cui avviene la trasferta.

L‘azienda ha comunque sempre la facoltà di scegliere che tipo di rimborso erogare: ecco le tipologie.

Rimborso forfettario – Esenzione IRPEF

In questo caso, la normativa fiscale stabilisce un tetto massimo da non superare.

L’articolo 51 del TUIR spiega che, per le trasferte all’estero, il rimborso non concorre alla formazione del reddito fino a un importo di 77,46 € al giorno. 

È utile conoscere queste informazioni per prendere la decisione migliore per gli interessi dei dipendenti e dell’azienda; va sottolineato anche il fatto che l’azienda non ha limiti di deducibilità se sceglie questo tipo di rimborso.

Rimborso Analitico – Esenzione IRPEF

Anche questa opzione è regolamentata dall’articolo 51 del TUIR e prevede che le spese per trasferte e missioni fuori dal comune di residenza non concorrono a formare il reddito del dipendente quando:

• Vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono documentati con precisione
• Le spese extra vengono coperte anche senza documentazione fino ad un massimo di 25,82 € per le trasferte all’estero

A livello di deducibilità, l’articolo 95 comma 3 del Tuir mette alcuni limiti sulle spese di vitto e alloggio:

• Fino a 258,23 € (al giorno) per trasferte fuori dal Paese
• Le spese per viaggio e trasporto si possono invece dedurre totalmente, sempre che siano documentate

Rimborso Misto – Esenzione IRPEF

Si tratta di una via di mezzo tra l’analitico e il forfettario. 

L’indennità di trasferta all’estero prevede una copertura massima di 51,65 € qualora le spese di vitto e alloggio non siano documentabili. 

Qualora le spese di vitto e alloggio fossero chiare e precise, quindi seguite da una corretta documentazione, si prevede una riduzione pari a due terzi, con esenzione fino a 25,81 €.

Anche in questo caso, non ci sono limiti di deducibilità.

Trasferta estero e trasferta Italia: tutte le differenze (per l’azienda)

Le differenze tra una trasferta in Italia e una all’estero vanno oltre le semplici considerazioni sui costi:

1. Il viaggio all’estero spesso comporta un maggior numero di pratiche burocratiche rispetto a quelli nazionali, in quanto richiede di attraversare i confini internazionali e affrontare altri ostacoli normativi
   
2. Inoltre, ci sono spesso restrizioni relative al tipo di articoli che possono essere portati all’interno o all’esterno di un Paese straniero, il che potrebbe limitare la quantità di materiali o prodotti che possono essere trasportati all’estero da un dipendente
   
3. A livello fiscale, le differenze consistono in una maggior quotazione per i viaggi fuori dall’Italia su tutti e tre i tipi di rimborsi
   
4. Anche l’IVA cambia in base alla nazione in cui si decide di viaggiare, per non parlare dell’eventuale cambio di valuta e dei costi e degli errori che spesso questa operazione porta con sé

Semplifica i tuoi rimborsi spese con SnapXpense

Le trasferte all’estero non devono per forza trasformarsi in un grattacapo per l’azienda. 

Grazie all’utilizzo di applicazioni digitali, è possibile gestire e tenere traccia di tutte le transizioni e le richieste che vengono effettuate durante i viaggi di lavoro dai dipendenti, anche fuori dal territorio nazionale.

SnapXpense, ad esempio, permette ai tuoi dipendenti di inserire spese in qualsiasi valuta, anche tramite la semplice foto di una ricevuta.

L’emissione e l’invio digitale delle note spesa aiuta il reparto contabilità a monitorare in tempo reale le note spesa. 

In questo modo la presentazione dei rimborsi avviene in modo rapido ed indolore, per il dipendente e per il reparto amministrativo. 

Link utili:

Trattamento fiscale dei rimborsi spese – Agenzia delle entrate

Art. 51 – T.U.I.R

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