App nota spese aziendali: come scegliere quella giusta?
Scopri come capire quale app di nota spese aziendali si adatta meglio alle tue esigenze.
Saluta i documenti cartacei e abbraccia la conservazione digitale.
Immagina di poter conservare tutte le note spese del tuo personale in un singolo luogo: un luogo virtuale, che non occupa spazio nei tuoi archivi.
E immagina se i tuoi dipendenti potessero compilare ed emettere le note spese con qualche “tap” sul loro smartphone, tramite un’app nota spese, senza bisogno di conservare scontrini, fatture e ricevute.
Sarebbe bello, vero? Significherebbe anche non dover più inserire manualmente le spese professionali in fogli di calcolo, o preoccuparti di come gestire in sicurezza processi obsoleti all’interno della tua azienda.
Dematerializzare tutto ciò che è cartaceo, volante e facile da rovinare o perdere è una grossa rivoluzione. Si è parlato tanto di dematerializzazione in relazione alla pubblica amministrazione, ma perché non servirtene anche nella tua azienda?
Con il giusto sistema di gestione delle note spese digitali, potrai essere più efficiente, rimanere aggiornato con gli ultimi progressi e semplificarti il lavoro.
Oggi sul mercato sono disponibili molte soluzioni diverse, che rendono difficile stabilire quale sia l’app nota spese più giusta per le tue esigenze.
Con questo articolo vogliamo guidarti ad una scelta consapevole, che ti permetta di comprendere per quale app note spese optare e perché è essenziale averla.
Inoltre, scoprirai tutti i modi in cui la conservazione digitale può apportare valore alla tua società.
App note spese: la rivoluzione è già iniziata
Le app di gestione delle note spese, al giorno d’oggi, rappresentano un vantaggio per rimanere competitivi e possono far risparmiare tempo e denaro prezioso a qualsiasi azienda.
Infatti, ti offrono la possibilità di semplificare l’intero processo di monitoraggio, organizzare le categorie di spesa e, in sostanza, controllare e gestire meglio le finanze.
Grazie a un portale web dedicato, puoi facilmente ottenere maggiore visibilità sui costi del personale: dai viaggi di lavoro al rimborso chilometrico, la visione d’insieme viene aggiornata costantemente con statistiche in tempo reale.
In questo modo il tuo reparto contabilità potrà concentrarsi su attività più redditizie. Tenere traccia delle spese dei dipendenti non dev’essere un incubo: purtroppo però, nella pratica, il monitoraggio delle spese è spesso un compito demotivante.
Ti interesserà sapere allora che l’utilizzo delle app note spese è percepito come segno di un’azienda all’avanguardia: di conseguenza, molti talenti aspireranno a lavorare in una società che utilizza questo tipo di soluzione.
Come funziona la gestione delle note spese via app?
È fondamentale monitorare e controllare le spese effettuate dai dipendenti. Ciò serve per la corretta gestione delle finanze aziendali; inoltre, evita abusi o frodi da parte dei dipendenti.
Le app per la gestione delle note spese nascono proprio con l’obiettivo di semplificare e rendere più efficiente questo processo. I documenti cartacei saranno solo un ricordo!
Le app per le note spese digitali possono essere usate facilmente su smartphone e tablet e automatizzano gran parte delle attività relative alla registrazione, emissione e approvazione delle note spesa (lato dipendente).
L’azienda, dal canto suo, grazie a questa soluzione ottiene un maggiore controllo sulle spese effettuate e una maggiore velocità nel processo di approvazione delle stesse.
Il funzionamento di queste app di nota spese si basa su alcuni elementi chiave che, combinati tra loro, offrono un servizio completo e all’avanguardia. Ecco quali sono.
1. Registrazione dei dati di spesa
Il dipendente, tramite l’app, può inserire manualmente i dati relativi alla spesa effettuata oppure scattare una foto alla ricevuta, al biglietto del treno o al documento fiscale.
L’app provvederà a estrarre da sola i dati grazie a tecnologie di OCR (Optical Character Recognition) e machine learning. Questo garantisce una registrazione veloce e precisa delle spese effettuate.
2. Creazione dei report spese
I portali di gestione che vengono forniti all’azienda rendono semplice generare report di spese a partire dai dati inviati via app dai dipendenti.
Possono essere report periodici o relativi a singole trasferte; inoltre, si può raggruppare tutte le spese effettuate in un dato periodo di tempo o per un determinato viaggio d’affari.
3. Approvazione dei report spese
Il workflow di approvazione delle note spesa, sempre grazie al portale di gestione, è su misura dell’azienda, che può accettare o respingere velocemente le richieste di rimborso spese dei dipendenti.
Grazie ad alert di notifica automatici, è facile accorgersi velocemente di richieste di rimborso per spese fuori massimale o extra policy: ciò favorisce un controllo efficace e tempestivo delle spese, riduce i tempi di approvazione e minimizza le possibilità di comportamenti fraudolenti.
4. Analisi e sviluppo dei dati
I sistemi di gestione digitale delle note spese forniscono inoltre strumenti di analisi e reporting avanzati. Ciò consente di determinare con facilità le aree di spesa eccessiva.
Diventa quindi più facile ottimizzare i budget e monitorare l’andamento dei costi del personale nel tempo.
5. Politiche aziendali e controllo delle spese
Le app permettono di semplificare la struttura delle policy aziendali in merito alle spese. Ad esempio, puoi impostare limiti di spesa per categoria, permessi specifici per alcuni tipi di spese o restrizioni geografiche.
In questo modo è facile garantire il rispetto delle regole interne e ridurre le possibilità di abusi o frodi.
Come puoi facilmente capire, le app per le note spese aziendali stanno cambiando il modo in cui le aziende gestiscono, monitorano e controllano le spese effettuate dai dipendenti.
Questi strumenti rappresentano una soluzione agile, veloce e sicura al “problema” delle note spese.
Per comprendere meglio come può essere facile l’invio di una nota spese per i tuoi dipendenti, guarda questo video su come inviare la nota spese con l’app mobile SnapXpense.
Caratteristiche indispensabili di un’app nota spese
La scelta di un’app per la gestione delle note spese dei dipendenti può sembrare un compito arduo, ma ci sono alcune semplici linee guida che possono aiutarti.
Inizia valutando di quali attributi tu e il tuo team non potete fare a meno. Ad esempio, l’importazione automatica dei dati, il monitoraggio delle ricevute, la conservazione digitale, ma anche la possibilità di inserire spese in qualsiasi valuta.
Ricerca le diverse opzioni di prodotto, prestando attenzione non solo ai modelli di prezzo ma anche all’esperienza dell’utente.
Se disponibili, sfrutta le versioni di prova gratuite delle diverse applicazioni, ciò ti aiuterà a farti un’idea più precisa del loro funzionamento pratico.
Quando valuti le diverse soluzioni presenti sul mercato, ci sono alcuni aspetti essenziali da analizzare prima di scegliere l‘app nota spese più adatta alle tue esigenze. Ecco quali sono:
- Presenza di funzionalità di controllo automatico
- Conservazione digitale a norma di legge
- Integrazione con il gestionale in uso alla tua azienda
- Invio note spese direttamente da app
- Presenza di strumenti di report e analisi
- Facilità d’uso e accessibilità
- Assistenza e supporto
L’app nota spese che fa per te: SnapXpense
Abbiamo visto come un’app per le note spese può aiutarti a:
- Far risparmiare un’enorme quantità di tempo ai tuoi dipendenti nella fase di compilazione ed emissione delle note spese
- Ridurre le possibilità di perdere denaro a causa di errori
- Dire addio alla carta (scontrini, ricevute) e ai fogli excel
Utilizzare un’app piuttosto che compilare noiosamente moduli cartacei o fogli di calcolo, è senza dubbio più semplice e piacevole per i tuoi dipendenti, che con SnapXpense fanno tutto comodamente da app.
Con pochi “tap” possono infatti:
- Inserire i dati manualmente o scattare una foto a scontrini e altri documenti
- Selezionare le spese di interesse ed emettere la nota spese
- Verificare l’approvazione delle note spese emesse e l’importo dei rimborsi spettanti
- Inserire spese in qualsiasi valuta
- Inoltrare richieste di rimborso chilometrico inserendo solo il punto di partenza e il punto di arrivo (ci penserà l’app a calcolare l’importo)
Il flusso di dati proveniente dalle app in uso ai tuoi dipendenti viene gestito dal tuo team amministrativo tramite un pratico portale web, integrabile nel tuo gestionale.
Questo significa la comodità di ricevere avvisi per spese extra policy, approvare e rifiutare note spese con un clic, tenere sotto controllo l’andamento della spesa del personale in maniera semplice e accurata, grazie a report, grafici e riepiloghi.
Insomma: felici i tuoi dipendenti, felice il tuo team amministrativo, felice tu.
Se vuoi snellire il tuo lavoro contabile, è il momento giusto per provare SnapXpense: richiedi subito una quotazione su misura della tua azienda.