Note spese: come semplificarne la gestione
Scegli di digitalizzare la gestione delle spese del personale e di snellire
l’amministrazione contabile e finanziaria della nota spese.
Il perimetro normativo sul tema delle note spese
Con una digitalizzazione sempre più preminente in ambito fiscale, volta ad incrementare la tracciabilità e a contenere l’evasione fiscale, non poteva non trovare la sua giusta collocazione anche il tema delle note spese, che ha conosciuto una prima ufficiale regolamentazione con le risposte 388, 403 e 417 del 2019 dell’Agenzia delle Entrate.
In questo modo l’AdE ha avviato un processo di dematerializzazione di documenti fiscali relativi alle note spese dei trasfertisti, siano essi dipendenti o professionisti, in un’ottica di creazione di un vero e proprio sistema completamente digitale e integrato, dei sistemi aziendali.
Solo nel 2017, prima con risposta a interpello nr. 954-479/2017e poi con una risoluzione nr. 96/2017 l’AdE ha sancito la possibilità di gestire digitalmente le note spese.
Note spese: facciamo chiarezza
Andando a ricercare e ad enunciare la definizione di nota spese è indubbiamente più semplice ricavarne il senso e la finalità normativa alla base.
Per Nota Spese deve intendersi, dunque, un documento riepilogativo di tutte le spese professionali, ovvero di tutte le spese sostenute dal lavoratore durante una trasferta di lavoro. A seguito di tale documento si rende necessario e automaticamente obbligatorio, allegare tutti i giustificativi di spesa dopo ogni transazione, come ad esempio fatture di cortesia, ricevute, scontrini fiscali o qualunque biglietto he vada a comprovare un acquisto.
Intrinsecamente la Nota Spese, per dirsi valida ai fini normativi e fiscali, porta con sé, oltre agli allegati sopra citati, una serie informazioni che dovrà necessariamente contenere:
- i dati personali del lavoratore;
- la data e il luogo della spesa;
- la natura e l’entità della spesa.
Solo a seguito della convalidata presenza di tali, esplicitate informazioni, corrispondenti alle prove d’acquisto prodotte, l’azienda potrà procedere con l’approvazione e il successivo rimborso del proprio trasfertista.
Proprio tale corrispondenza è il discrimen fiscale fondante che permetterà all’azienda di far rientrare le note spese tra i costi sostenuti e, quindi, fiscalmente deducibili.
Le diverse tipologie di note spese
A seconda delle modalità di rimborso del lavoratore, che, come ricordato, svolge la propria attività al di fuori della propria sede aziendale, distinguiamo differenti tipologie di rimborso note spese.
Rimborso spese analitico
Tale tipologia di nota spese rimborsa ogni singola voce di spesa indicata dal lavoratore, prevedendo quindi da parte dell’azienda un pagamento di dettaglio, direttamente commisurato agli importi effettivamente spesi dal dipendente durante il suo viaggio di lavoro. Pertanto risulta indispensabile che questo alleghi sempre una lista puntuale di tutti i giustificativi di spesa, con la documentazione relativa a tutte le spese sostenute (scontrini o ricevute fiscali, fatture, biglietti ecc).
Questo tipo di rimborso spese non prevede alcun limite di imponibilità per il dipendente, mentre la deducibilità per l’azienda dipenderà dal tipo di spesa.
Risulta illimitata per le spese di viaggio, mentre per le spese di vitto e alloggio saranno deducibili solo per il 75% dell’ammontare totale.
Questa prima tipologia di nata spese, seppure estremamente completa e dettagliata, in quanto restituisce una visione precisa dei costi sostenuti in trasferta, rimane, però faticosa nella gestione di tutti gli innumerevoli giustificativi di spesa cartecei da parte del lavoratore, prestando il fianco ad un rischio elevato di errori e ritardi nell’erogazione del rimborso stesso.
Rimborso forfettario
Così come ci suggerisce l’etimologia del termine, si tratta di un rimborso “complessivo”, erogato sulla scorta di un accordo previo con il lavoratore.
Più precisamente è una corresponsione al dipendente di una cifra di ammontare generico e concordata ex-ante. Solitamente la cifra del rimborso viene calcolata su base giornaliera, pertanto in questo caso non è necessario per il dipendente in viaggio presentare, al rientro, scontrini, né sarà necessario compilare la nota spese, basterà la mera presentazione dei documenti di viaggio e trasporto, deducibili in maniera illimitata dall’azienda.
Il rimborso spese misto
Si configura come una commistione tra la prima e la seconda tipologia di nota spese. Questo metodo viene usato quando si coprono alcune spese con la modalità a piè di lista (rimborso spese analitico) e le altre in modo forfettario.
Come nel caso del rimborso spese forfettario, anche il rimborso spese misto per le aziende non ha limiti di deducibilità, ma diventa di difficile gestione, seppur più conveniente per il lavoratore che sarà, comunque, tenuto alla produzione delle note spese per l’indennità.
Il rimborso chilometrico in nota spese
Menzione a parte merita il rimborso chilometrico, quale indennità per tutti gli spostamenti effettuati dal lavoratore con la propria auto personale, erogato in base ai chilometri percorsi per coprire le spese di carburante.
Anche in questo caso l’azienda può procedere con la deducibilità fiscale, i cui limiti, però, vengono imposti e comunicati dall’ACI, mediante la pubblicazione di tabelle aggiornate due volte l’anno.
Come ovviare al cartaceo?
La normativa vigente delinea chiaramente il perimetro normativo alla base della disciplina che abbraccia il tema delle note spese, ma al contempo, questa implica una gestione logistica del documentale cartaceo a volte troppo complessa, che col tempo ha reso necessario il supporto di soluzioni digitali alternative e/o sostitutive.
Basti pensare, ad esempio all’utilizzo di carte prepagate che la società fornisce al dipendente durante la trasferta, stabilendo a monte gli importi massimi autorizzati per singola categoria di spesa.
Questa strada risulta efficiente per le piccole-medie imprese, ma presenta dei grossi limiti nel caso si tratti di aziende di grandi dimensioni, dove gestire un grande numero di carte può infatti diventare problematico da un punto di vista dell’organizzazione amministrativa e dei relativi costi.
La frontiera digital: i software di gestione delle note spese
In questo scenario normativo così ancorato all’analogico, il mondo digital propone soluzioni di maggiore efficienza, responsive sia dal punto di vista della compliance, sia dal punto di vista prettamente funzionale.
In quest’ottica di snellimento dell’iter di gestione delle pratiche, molte sono le aziende che stanno decidendo di investire in un software per la gestione delle note spese, al fine di giungere ad una completa dematerializzazione del cartaceo, ma che certamente non può esimersi dalla conservazione a norma, prevista per legge anche per i giustificativi di spesa.
Dematerializzare le note spese
Per dematerializzazione della nota spese si intende, la distruzione dei documenti analogici in formato cartaceo a favore di un adeguato corrispettivo in formato digitale, purchè generati in ossequio ai precetti normativi e alle loro specifiche peculiarità, e purchè rimangano sempre fruibili con mezzi informatici.
Questo comporta di conseguenza una maggiore semplificazione dei processi e una notevole riduzione in termini di tempi e costi, avvantaggiando l’azienda in produttività e competitività.
La conservazione digitale a norma delle note spese
Le note spese, assieme ai loro allegati, costituiscono dei documenti fiscali a tutti gli effetti (da cui deriva la deducibilità a vantaggio di dipendenti e aziende), e come tali devono rispettare le norme che ne regolano la conservazione, le quali stabiliscono che tutti i documenti contabili, inclusi i sostitutivi dematerializzati, debbano essere obbligatoriamente portati in conservazione a norma per 10 anni.
Dall’esperienza YouDOX nasce SnapXpense
Qui si innesta, l’attività di DocuMI, che in qualità di conservatore accreditato AGID, in un’ottica di costante compliance e innovazione, propone un SnapXpense, la soluzione targata YouDOX, integrata e completamente digitale di gestione delle spese del personale: dalla rendicontazione delle spese alla loro riconciliazione contabile e bancaria, fino alla conservazione a norma dei giustificativi di spesa.
SnapXpense rappresenta, pertanto, un sistema completo di gestione, approvazione e controllo delle uscite aziendali, sia da app che da web console, in modo da rispondere contemporaneamente alle esigenze del lavoratore in trasferta, che potrà comodamente registrare le proprie spese, direttamente da mobile, sia a quelle dell’azienda che dovrà, poi, esaminarle.
Semplificare la gestione delle note spese e snellire i processi
SnapXpense nasce virando verso tre differenti ma convergenti obiettivi, che confluiscono tutti nell’alveo di un maggiore efficientamento per azienda e dipendenti, e che nello specifico si prefiggono di realizzare:
- massima semplificazione della gestione contabile e finanziaria delle note spese in favore di una metodologia integrata di creazione, controllo e registrazione delle note spese per tutto il personale in viaggio.
- snellimento dei processi e incremento della produttività, grazie ad un sistema semplice nell’utilizzo, sia per trasfertisti che per i supervisori. Tale sistema renderà sicuramente più efficiente e scrupoloso il resoconto delle proprie spese per il viaggiatore, rendendo al contempo più facile e scorrevole la verifica finale delle spese per l’azienda.
- maggiore consapevolezza, controllo e tracciabilità delle uscite aziendali grazie a classificazioni e analisi puntuali delle voci di spesa che permettano di individuare al meglio dove si concentra la spesa del personale in mobilità
Come si compilano le note spese?
La compilazione, comodamente tramite app, da parte del dipendente in trasferta, passa da tre principali step:
- acquisizione ricevute mediante foto da importare sull’app in modo da poter cestinare gli scontrini
- valorizzazione dati spesa, grazie all’ inserimento dei dati descrittivi richiesti per poterla poi classificare
- emissione nota spese in un’unica soluzione, finalizzata all’approvazione a al successivo rimborso. Il tutto in pochi clic.
La web console per l’azienda
Dal canto suo, l’azienda, avrà la possibilità, tramite web console, di monitorare le transazioni in tempo reale, tracciando le spese in modo capillare e di verificare la conformità delle spese alle politiche di spesa aziendali, semplificando così l’attività di controllo e autorizzazione al rimborso.
Compliance e conservazione a norma
Fulcro, cuore e obiettivo ultimo di SnapXpense, che, come visto sopra, si pone al servizio di ulteriori fini collaterali, appena esaminati, è, però, sicuramente, la conservazione a norma del giustificativo di spesa allegato, a garanzia di una compliance continua ma al contempo certa e granitica per i nostri clienti.
SnapXpense, infatti, gestisce l’intero ciclo di vita e di compliance delle spese del personale, attraverso quello che è un processo certificato, nonchè plasmato sulla normativa italiana, proprio in materia di dematerializzazione e conservazione, finalizzato, laddove possibile, alla distruzione dell’originale analogico.
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