Obbligo PEC per Amministratori di Società: le novità dal MIMIT
La digitalizzazione dei processi aziendali in Italia continua a evolversi, portando con sé nuovi obblighi per le imprese. In particolare, tra le novità introdotte dalla normativa, dal 2025 vige l’obbligo per gli amministratori di società di dotarsi di una PEC aziendale. Tale adempimento, stabilito dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy (MIMIT), mira a modernizzare le comunicazioni e a garantire la certezza giuridica degli scambi tra aziende, professionisti e la Pubblica Amministrazione.
In questo articolo, analizzeremo insieme la normativa, le scadenze e le implicazioni per gli amministratori di società in Italia.
Obbligo adozione della PEC per gli amministratori
Prima dell’introduzione della novità normativa, tutte le società di capitali (S.p.A., S.r.l., S.a.p.a.) e le società di persone (S.n.c., S.a.s.) iscritte al Registro delle Imprese dovevano già disporre di un proprio indirizzo PEC attivo e comunicato all’Ufficio del Registro delle Imprese. Dal 2025 l’obbligo si è però anche esteso in maniera specifica e distinta anche agli amministratori di tali società.
Infatti, secondo quanto stabilito dal MIMIT, a partire dal 1° gennaio 2025, tutti gli amministratori di società, siano essi di capitali o di persone, devono disporre di un indirizzo PEC personale, distinto da quello della società. Tale obbligo vige anche per le società costituite o esistenti prima di tale data.
Questa disposizione, introdotta con la Legge di Bilancio 2025 (Legge 207/2024), comporta un adempimento diretto in capo alle persone fisiche che ricoprono ruoli amministrativi all’interno delle società. L’obiettivo è quello di facilitare le comunicazioni ufficiali da parte della Pubblica Amministrazione o istituzioni, inviandole direttamente agli amministratori, per garantire una maggiore efficacia e tempestività degli scambi informativi.
Soggetti coinvolti nell’obbligo della PEC:
- Gli amministratori (inclusi gli amministratori delegati e i membri del consiglio di amministrazione) delle Società per Azioni (S.p.A.).
- Gli amministratori (inclusi gli amministratori unici e i membri del consiglio di amministrazione) delle Società a Responsabilità Limitata (S.r.l.).
- Gli amministratori delle Società in Accomandita per Azioni (S.a.p.a.).
- I liquidatori delle società di capitali in fase di liquidazione.
È importante sottolineare che l’obbligo non si estende ai sindaci o agli altri organi di controllo delle società, a meno che non ricoprano anche la carica di amministratore o liquidatore.
Come adempiere all’obbligo della PEC
Per rispettare gli obblighi, gli amministratori e i liquidatori delle società di capitali devono:
- Dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC), se non ne sono già in possesso. È possibile attivare una PEC presso uno dei provider accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
- Comunicare il proprio indirizzo PEC individuale all’Ufficio del Registro delle Imprese competente per territorio. La comunicazione può avvenire telematicamente, attraverso le procedure disponibili sul sito del Registro delle Imprese o tramite l’ausilio di un professionista.
È fondamentale che l’indirizzo PEC comunicato sia attivo e regolarmente monitorato, in quanto sarà utilizzato per le comunicazioni ufficiali.
Entro quando attivare la PEC: le scadenze per gli amministratori
Pur non essendoci una data ultima stabilita per legge, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ha indicato il 30 giugno 2025 come termine auspicabile entro cui comunicare gli indirizzi PEC degli amministratori. Tale comunicazione al Registro delle Imprese dovrà essere effettuata in concomitanza con la nomina di un nuovo amministratore, il rinnovo di un incarico esistente o la designazione di un liquidatore.
Anche le imprese già costituite sono tenute a trasmettere la PEC entro questa data. Le Camere di Commercio avranno il compito di diffondere l’informazione e il Ministero provvederà a pubblicare una comunicazione ufficiale sul proprio portale web.
Per le imprese già iscritte che non si adegueranno entro il 30 giugno 2025, si applicherà la sanzione prevista dall’articolo 2630 del Codice Civile, con un importo che potrà variare da 103 a 1.032 euro. Tuttavia, qualora la comunicazione avvenga entro i trenta giorni successivi alla scadenza indicata, l’ammontare della sanzione sarà ridotto di un terzo.
Conservazione a norma PEC: è obbligatoria?
Dal momento che non sussiste una norma che menziona in maniera esplicita la PEC, la domanda che sorge spontanea potrebbe essere il motivo per il quale vi sia l’obbligo di conservarla.
In primo luogo è doveroso sottolineare che i messaggi di Posta Certificata sono veri e propri documenti informatici con valore probatorio e giuridico e, in quanto tali, vanno conservati a norma, in conformità con quanto stabilito dalle Linee Guida AgID (articolo 43, 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD).
Inoltre, il Codice Civile sancisce che è obbligatorio conservare per 10 anni (art. 2220 C.C) e “ordinatamente per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”(art 2214 C.C).
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