Registro Operatori Professionali in Oro (OPO): dal 17 Aprile 2025 al via l’obbligo di iscrizione
Una svolta significativa ha interessato il settore del commercio di oro in Italia con l’entrata in funzione, il 17 aprile 2025, del Registro degli Operatori Professionali in Oro (OPO). Questo nuovo strumento, istituito dal D.Lgs. n. 211/2024, rappresenta un’evoluzione cruciale nella regolamentazione del comparto, andando a sostituire il precedente elenco gestito dalla Banca d’Italia.
Ma cosa significa concretamente questo cambiamento per le aziende che operano nel mercato dell’oro? Chi è tenuto all’iscrizione al nuovo registro OPO? E come la digitalizzazione d’impresa può agevolare questo processo di transizione e garantire la conformità normativa?
Chi deve iscriversi al nuovo registro OPO?
L’obbligo di iscrizione al registro OPO non lascia spazio a interpretazioni: tutte le società che esercitano, a vario titolo, attività di commercio di oro sul territorio italiano sono chiamate in causa. Questo imperativo deriva direttamente dalla Legge 7/2000, il pilastro normativo del settore.
È di fondamentale importanza sottolineare che anche le imprese già regolarmente iscritte al registro compro oro della Banca d’Italia non possono considerarsi esenti. La nuova normativa impone una nuova registrazione da completare presso l’Organismo degli Agenti e dei Mediatori (OAM), l’ente ora preposto alla gestione del registro OPO. Ignorare questo passaggio significa operare in violazione delle nuove disposizioni.
Modalità di iscrizione al registro operatori professionali in oro
A partire dal 17 aprile 2025, sul sito ufficiale dell’OAM (www.organismo-am.it) sono attivi i servizi dedicati alla registrazione al nuovo registro. Il processo prevede due passaggi fondamentali:
- Registrazione al portale OAM: per accedere ai servizi, è necessario creare un’area privata sul sito www.organismo-am.it. Questa area personale sarà il canale privilegiato per accedere a tutti i servizi dedicati al registro OPO.
- Richiesta di iscrizione al registro OPO: una volta effettuato l’accesso all’Area privata, sarà possibile compilare e inviare la domanda di iscrizione.
Per completare la registrazione, è indispensabile disporre di:
- Una casella PEC attiva, necessaria per tutte le comunicazioni ufficiali con l’OAM e per garantirne la validità legale.
- Una firma digitale, indispensabile per la sottoscrizione della domanda di iscrizione.
- Un sistema di conservazione digitale conforme per l’archiviazione a norma di:
- domanda di iscrizione e documentazione correlata: la richiesta formale e i relativi allegati devono essere conservati in formato digitale nel rispetto delle normative vigenti in materia di conservazione documentale, come indicato dalle Linee guida AgID.
- comunicazioni ufficiali con l’OAM: tutte le comunicazioni ricevute dall’Organismo relative all’iscrizione e alla gestione del registro devono essere archiviate digitalmente.
L’importanza cruciale di un sistema di conservazione digitale a norma per il registro OPO
Un elemento spesso sottovalutato, ma di importanza capitale nel processo di iscrizione e gestione del Registro Operatori Professionali in Oro (OPO) è l’adozione di un sistema di conservazione digitale conforme alla normativa vigente.
Questo non è un mero adempimento burocratico, ma un requisito strutturale che garantisce la validità legale nel tempo dei documenti informatici e la loro integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
La normativa italiana, in primis il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida emanate dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), definisce con precisione i requisiti tecnici e organizzativi che un sistema di conservazione digitale deve possedere per essere considerato a norma.
Per gli operatori del settore orafo che si apprestano all’iscrizione al registro OPO, è fondamentale comprendere che la corretta conservazione digitale riguarda specificamente:
- La domanda di iscrizione e la documentazione correlata: la richiesta formale di adesione al registro OPO, unitamente a tutti gli allegati necessari (visure camerali, documenti identificativi, certificazioni, ecc.), devono essere acquisiti in formato digitale e conservati in modo sicuro e immodificabile per tutta la durata prevista dalla legge. Il sistema di conservazione deve garantire che questi documenti mantengano il loro valore probatorio nel tempo, opponibile a terzi. È fondamentale che il processo di conservazione sia conforme alle specifiche tecniche dettate dall’AgID, che riguardano i formati dei file, le procedure di versamento, l’apposizione di firme digitali e marche temporali qualificate, e la gestione dei metadati.
- Le comunicazioni ufficiali con l’OAM (Organismo degli Agenti e dei Mediatori): tutte le comunicazioni, le notifiche, le richieste di integrazione documentale e qualsiasi altro scambio di informazioni con l’OAM, relative sia alla fase di iscrizione che alla successiva gestione del registro, devono essere archiviate digitalmente in maniera tracciabile e sicura. Il sistema di conservazione deve preservare l’integrità del contenuto di queste comunicazioni, la data e l’ora esatta di ricezione e invio, e l’identità certa del mittente e del destinatario. Anche in questo caso, le Linee guida AgID forniscono indicazioni precise sulle modalità di conservazione delle comunicazioni telematiche con le Pubbliche Amministrazioni.
- I messaggi PEC: parallelamente alla conservazione della domanda e della documentazione, è altrettanto cruciale conservare digitalmente a norma anche le comunicazioni via Posta Elettronica Certificata (PEC) intercorse con l’OAM. Questo non è un mero suggerimento, ma un obbligo normativo derivante dalle stesse disposizioni sul valore legale dei documenti informatici e delle comunicazioni telematiche con la Pubblica Amministrazione. La conservazione a norma della PEC garantisce nel tempo la certezza della trasmissione e della ricezione, l’integrità del contenuto, la data e l’ora esatta dell’invio e della ricezione, e l’identità certa dei soggetti coinvolti. Senza una conservazione digitale conforme, le comunicazioni via PEC potrebbero perdere il loro pieno valore probatorio in caso di contestazioni o verifiche future.
In generale per gli Operatori Professionali in oro, investire in un sistema di conservazione digitale che rispetti scrupolosamente le indicazioni del CAD e delle Linee guida AgID non è solo un adempimento necessario per l’iscrizione al registro OPO, ma rappresenta un passo fondamentale verso una gestione documentale efficiente, sicura e conforme, proiettando l’impresa verso una digitalizzazione completa e consapevole.
Regime transitorio: cosa devono fare le imprese già iscritte alla Banca d’Italia
Le aziende già presenti nel registro della Banca d’Italia possono continuare a operare temporaneamente a condizione che presentino domanda di iscrizione al nuovo registro OPO entro 30 giorni dall’apertura (ovvero entro il 17 maggio 2025).
Durante questa fase transitoria, potranno proseguire l’attività con la loro attuale autorizzazione fino alla decisione finale dell’OAM. Chi invece intende avviare una nuova attività nel settore dovrà attendere il rilascio dell’autorizzazione da parte dell’OAM prima di poter iniziare.
Requisiti essenziali per l’Iscrizione al registro OPO: un’analisi dettagliata
Per essere ammessi al Registro degli Operatori Professionali in Oro, è necessario soddisfare precisi requisiti normativi, tra cui:
- Forma giuridica: essere costituiti come S.p.A., S.a.p.a., S.r.l., o Cooperativa.
- Capitale sociale minimo: possedere un capitale sociale non inferiore a €50.000, come previsto dall’articolo 2327 del Codice Civile.
- Oggetto sociale: l’attività principale deve includere il commercio di oro.
- Requisiti di onorabilità: soci, amministratori e responsabili commerciali devono possedere specifici requisiti di onorabilità.
Perché l’iscrizione al registro OPO non è un’opzione
La mancata iscrizione al nuovo registro OPO comporta l’esercizio illegale dell’attività, con conseguenti sanzioni penali anche gravi.
È fondamentale monitorare il sito ufficiale dell’OAM (www.organismo-am.it) per rimanere aggiornati su eventuali comunicazioni e scadenze.
Obblighi antiriciclaggio per gli operatori professionali in oro
Oltre all’iscrizione al registro, gli Operatori Professionali in Oro sono tenuti a rispettare rigorose normative in materia di antiriciclaggio, previste dal D.Lgs. 231/2007 e s.m.i. Tra gli obblighi principali rientrano:
- Adeguata verifica della clientela (KYC – Know Your Customer): procedure per identificare e verificare l’identità dei clienti, come specificato nell’articolo 4 del D.Lgs. 92/2017 che richiama l’articolo 18 e l’articolo 19 del decreto antiriciclaggio.
- Dichiarazione delle operazioni: segnalare all’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) le operazioni di trasferimento o commercio di oro che superano le soglie stabilite dalla legge o che presentano elementi di sospetto.
- Registrazione e conservazione dei documenti: mantenere registrazioni accurate di tutte le operazioni e dei dati identificativi dei clienti, in conformità con il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee guida AgID.
- Segnalazione di operazioni sospette (SOS): comunicare tempestivamente alle autorità competenti eventuali attività che potrebbero configurarsi come riciclaggio o finanziamento del terrorismo.
Il mancato rispetto di queste stringenti normative antiriciclaggio può esporre gli operatori a sanzioni amministrative e penali di notevole entità.
Identificazione del cliente: le soluzioni digitali a supporto
L’identificazione del cliente, come previsto dalla normativa antiriciclaggio, può essere effettuata sia in presenza che da remoto attraverso strumenti digitali avanzati che garantiscono un elevato livello di sicurezza e conformità. Tra le modalità riconosciute rientrano:
- Identità digitale SPID o CIE: l’utilizzo delle credenziali SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) o della CIE (Carta d’Identità Elettronica) permette di verificare l’identità del cliente in modo sicuro e conforme alle normative vigenti.
- Firma digitale: l’impiego di una firma digitale qualificata consente di autenticare l’identità del cliente e di sottoscrivere documenti con pieno valore legale.
- Sistemi di riconoscimento biometrico e intelligenza artificiale: soluzioni tecnologiche che integrano il riconoscimento biometrico e l’intelligenza artificiale possono garantire un elevato livello di affidabilità nel processo di identificazione, in linea con le normative antiriciclaggio.
L’adozione di queste tecnologie digitali non solo semplifica le operazioni per gli operatori del settore, ma rafforza anche le misure di prevenzione contro il riciclaggio di denaro e il finanziamento del terrorismo.
Semplifica la conservazione digitale a norma per il registro OPO con YouDOX
Per adempiere in modo efficiente e sicuro agli obblighi di conservazione digitale imposti dalla normativa per l’iscrizione e la gestione del registro OPO, e più in generale per tutti i documenti fiscalmente e legalmente rilevanti, la soluzione ideale è YouDOX.
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Sarà sufficiente caricare i documenti tramite il portale online per avviare un processo di conservazione che ne garantirà il valore legale per i prossimi 10 anni, in piena conformità con le normative vigenti.
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Antiriciclaggio oro: raccolta documenti rapida e firme elettroniche valide
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Grazie alla possibilità di autenticazione del firmatario tramite SPID, Contract Geek garantisce un elevato livello di sicurezza e conformità normativa. La piattaforma ti permette di inviare rapidamente richieste di firma elettronica, automatizzare i solleciti e archiviare digitalmente a norma tutti i documenti raccolti e firmati.
Dimentica la carta e i processi manuali: con Contract Geek, la raccolta documentale diventa rapida e sicura, la firma elettronica è semplice e legalmente valida (anche via SPID), e l’archiviazione a norma ti protegge nel tempo.
