Rimborso chilometrico: cosa comprende e come si calcola
I costi del rimborso chilometrico sono normati dalla tabella ACI 2023.
Ma quando si utilizza questo tipo di rimborso? Come deve comportarsi l’azienda?
Il rimborso chilometrico per le trasferte dei dipendenti in auto privata o a noleggio è un aspetto importante della gestione del personale.
Poiché si tratta di un indennizzo giornaliero che viene messo in busta paga e non di una regolare indennità di trasferta, è importante prestare attenzione alle normative.
Infatti, ci sono regole ben precise per il calcolo e la tassazione di questa prestazione, che variano a seconda delle circostanze e della posizione fiscale del dipendente e dell’azienda.
Tuttavia, per poter ottenere il rimborso non importa che tipo di livello o contratto i tuoi collaboratori abbiano.
L’importante è che dimostrino le spese sostenute con prove documentali, come scontrini della benzina, ricevute del casello autostradale o biglietti di sosta.
In questo articolo troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno per gestire correttamente questo tipo di rimborso delle spese di viaggio e garantire la giusta compensazione per il tuo personale.
Rimborso spese chilometrico: quando si usa?
Il rimborso chilometrico viene solitamente utilizzato per qualsiasi tipo di viaggio legato al lavoro che richieda l’utilizzo di un veicolo personale da parte del dipendente.
Questo significa che vi si può far ricorso per diversi tipi di trasferta: da quella per incontrare i clienti o i committenti, a quella per partecipare a conferenze o seminari, ai viaggi di lavoro fuori sede.
Le motivazioni che portano te e la tua azienda ad optare per questo tipo di rimborso possono essere:
- Grandi distanze da percorrere una tantum
- Opzioni di trasporto pubblico troppo scomode o non disponibili
- Frequenti spostamenti su medie-lunghe distanze
Quando non si fa ricorso al rimborso chilometrico?
Sono tre i casi in cui non viene utilizzato il rimborso spese chilometrico:
- Nei tragitti casa-lavoro
- Quando viene fornito un veicolo aziendale comune
- Quando vengono utilizzati mezzi pubblici
Prima di tutto, è importante riconoscere la differenza tra trasferta e il tragitto casa-lavoro.
I viaggi di lavoro sono di solito rimborsati o pagati in busta paga. Il tragitto casa-lavoro, invece, non viene considerato come trasferta e quindi i tuoi dipendenti non hanno diritto a richiedere un rimborso.
Tuttavia, esistono delle eccezioni.
Nel momento in cui i tuoi dipendenti non hanno una sede fissa, è un obbligo aziendale pagargli il tempo di viaggio, come stabilito anche dalla Corte di Giustizia dell’Unione Europea.
Nella categoria dei lavoratori senza sede fissa rientrano, ad esempio:
- Agenti di commercio
- Corrieri
- Addetti alle consegne
L’altro caso in cui non avviene un rimborso chilometrico è quando l’utilizzo di un mezzo viene considerato promiscuo. Ciò significa che si tratta di un veicolo aziendale che viene utilizzato sia da te che dai tuoi dipendenti. Potrai però applicare una somma forfettaria per il rimborso dei costi.
Quali sono le differenze tra mezzi pubblici e privati per l’indennità chilometrica?
Come accennato prima, chi utilizza un mezzo pubblico per le trasferte di lavoro, non può richiedere un rimborso spese chilometrico.
L’indennità chilometrica risponde a clausole e normative che prevedono come requisito obbligatorio l’utilizzo di un veicolo personale.
I mezzi di trasporto pubblici, invece, possono venire rimborsati più facilmente attraverso la compilazione di una nota spesa e di tutti i documenti necessari affinchè il rimborso analitico possa venir approvato dal tuo reparto di contabilità.
Come fare il calcolo del rimborso spese chilometrico
Il calcolo del rimborso chilometrico può risultare un argomento spinoso da affrontare.
La prima cosa da fare per eseguirlo in maniera corretta è avere sempre sott’occhio la Tabella ACI 2023 oppure utilizzare il sito apposito dell’ACI per calcolare i costi chilometrici.
All’interno delle tabelle troverai gli importi relativi a:
- Tipo di veicolo
- Marca
- Modello
- Alimentazione (benzina, gasolio, metano…)
Queste sono solo alcune delle informazioni necessarie per poter accettare la richiesta di rimborso chilometrico da parte dei tuoi dipendenti. Avrai bisogno di sapere anche:
- I km percorsi
- La normativa
- La tassazione e la deducibilità
- Il comune nel quale è realizzata la trasferta
La formula per calcolare correttamente il rimborso dovuto è:
costo chilometrico tabella ACI X numero di km dichiarati
Tuttavia, ci sono ancora due cose da sapere.
Quali sono le spese coperte dal rimborso chilometrico
L’indennità chilometrica comprende due tipi di spese:
- Le spese proporzionali sono tutti quei costi che aumentano in base a quanto viene utilizzato il veicolo, ovvero la benzina, l’usura della macchina o delle gomme, ecc.
- Le spese non proporzionali indicano tutti i costi fissi, come il casello autostradale, il parcheggio, ecc.
Spese carburante e rimborso chilometrico
Come accennato in precedenza, i costi del carburante rientrano tra le spese proporzionali e quindi fanno parte della domanda di rimborso.
È importante però che i tuoi dipendenti possano dimostrare attraverso ticket, scontrini o ricevute le spese effettive che hanno sostenuto mentre si trovavano in viaggio lontani dal luogo di lavoro.
Come l’azienda paga il rimborso chilometrico al dipendente
Il rimborso chilometrico viene erogato direttamente in busta paga.
Tuttavia, tieni presente che questo tipo di pagamento è tassato in modo diverso rispetto alla retribuzione normale, sia per il lavoratore che per l’azienda.
Per questo motivo, è fondamentale essere al corrente delle differenze fiscali per evitare errori.
Indennità chilometrica: deducibilità per l’azienda
Secondo l’Art. 95, comma 3 del Testo Unico Imposte sui Redditi, solo le spese documentate con fatture, scontrini e note spese possono essere considerate deducibili.
Inoltre, esistono limiti sulla potenza dei veicoli:
- 17 cavalli fiscali, per veicoli a benzina
- 20 cavalli fiscali per veicoli a diesel
Qualora il veicolo del dipendente superi questi requisiti, la deduzione non sarà più al 100%, ma dovrai consultare la tabella dei costi.
Rimborso Chilometrico: come tassare in busta paga
La Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997 prevede precise regole in merito al rimborso spese chilometrico, a seconda che la trasferta avvenga all’interno o all’esterno del comune in cui è situata la sede abituale di lavoro.
- Trasferta nei perimetri del comune dove ha sede l’azienda: il rimborso è da tassare come il resto della paga. Inoltre, è deducibile dal reddito dell’impresa
- Trasferta fuori dal comune: il rimborso non viene tassato ma deve rispettare i criteri della tabella ACI 2023. Deducibilità per l’azienda solo quando c’è un limite giornaliero e varia se la trasferta è avvenuta in Italia o all’estero
- Trasferta partendo dalla propria abitazione: il rimborso viene tassato solo se il tragitto percorso è più lungo della distanza tra casa-lavoro.
Conoscere queste norme può aiutarti a evitare problemi con il fisco e mantenere i tuoi rimborsi chilometrici in regola.
Non perdere inoltre l’occasione di gestire i tuoi rimborsi con l’app SnapXpense. per un calcolo e gestione dei costi più semplice per tutti: ai tuoi dipendenti basterà inserire punto di partenza e di arrivo nell’app in dotazione per ottenere il calcolo automatico del rimborso spettante.
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