Rimborso spese forfettario: cos’è, tassazione e vantaggi
Il rimborso forfettario è una delle tre forme di risarcimento spese per l’indennità di trasferta.
Scopri i vantaggi e come gestirlo a livello aziendale.
Il rimborso spese forfettario per le trasferte è un metodo sempre più utilizzato nel nostro Paese e porta enormi vantaggi alle aziende.
Prima di tutto, è bene chiarire che non stiamo parlando di rimborsi spesa per i forfettari, ma di un metodo di rimborso trasferta al dipendente, uno tra quelli a disposizione delle aziende.
È importante infatti ricordarsi che esistono diverse forme di rimborso per le spese sostenute dai dipendenti in occasione delle trasferte aziendali:
- Rimborso forfettario
- Rimborso analitico
- Rimborso ibrido
Ognuno di questi metodi ha i suoi vantaggi, i suoi punti di forza e debolezza e normative specifiche che ne regolano tassazione e deduzioni fiscali.
In questo articolo analizzeremo nel dettaglio i rimborsi spesa forfettari, così da comprendere al meglio come gestirli e ottenere il massimo anche a livello fiscale, organizzativo e contabile.
Cos’è il rimborso forfettario?
Il sistema di rimborso spese forfettario può essere una soluzione pratica e veloce per gestire i rimborsi delle trasferte dei tuoi dipendenti o collaboratori.
Il presupposto per poter utilizzare questo tipo di rimborso è ovviamente che venga effettuata una trasferta.
Con questo metodo, infatti, è possibile versare una somma a forfait per ogni giorno di viaggio effettuato, senza la necessità da parte del dipendente (e dell’azienda) di conservare tutti i documenti che attestano le spese sostenute.
Così facendo potrai semplificare la gestione dei rimborsi per le trasferte dei tuoi dipendenti, senza perdere tempo a compilare documenti su documenti.
Come funzionano i rimborsi spesa forfettari?
Come detto prima, la buona notizia è che si tratta di un processo piuttosto facile.
Infatti, per ogni giorno lontano dalla sede di lavoro, l’azienda dovrà pagare al proprio dipendente una somma fissa giornaliera, la quale andrà poi indicata in busta paga.
Importante ricordare che l’importo fisso è stabilito dai contratti collettivi nazionali di lavoro (CCNL) e rappresenta il minimo garantito, ma l’azienda può decidere di aumentare liberamente l’indennità di trasferta.
Nel momento in cui scegli questo tipo di rimborso per i tuoi dipendenti, devi tenere a mente che l’importo dell’indennità prevista è giornaliero e non dipende dalla durata effettiva dello spostamento.
Ciò vuol dire che se la trasferta dovesse durare solo qualche ora, il dipendente ha diritto comunque a ricevere la somma totale prevista per quel giorno.
Inoltre, il rimborso forfettario copre esclusivamente le spese di vitto e alloggio. Tuttavia, puoi rimborsare le spese di viaggio e trasporto dei tuoi lavoratori in altri modi, accordandoti in anticipo con loro.
Quale documentazione serve?
Ecco la buona notizia: non è necessario conservare alcun documento giustificativo di spesa, visto che il rimborso forfettario è determinato dall’azienda in modalità “forfait”.
Ciò significa che il rimborso non è basato su una valutazione analitica dei giustificativi di spesa conservati dal dipendente, come avviene ad esempio con il rimborso analitico.
Tuttavia, è importante tenere traccia della documentazione relativa ai rimborsi spese viaggio e trasporto (inclusi i rimborsi chilometrici), che devono essere corrisposti in aggiunta all’indennità forfettaria che copre vitto e alloggio.
Rimborsi spese forfettari e vantaggi per l’azienda
Un’altra notizia interessante per te: il rimborso forfettario non ha alcun limite di deducibilità. Questo è uno dei fattori principali che lo differenzia dalle altre forme di rimborso. Inoltre, non concorrere alla formazione del reddito per il dipendente fino ad un certo limite.
Per erogare questo tipo di rimborso, il lavoratore deve però essere per forza un dipendente dell’azienda e avere quindi una busta paga sulla quale vengono “caricati” i rimborsi.
In breve, il vantaggio principale di questa agevolazione è il fatto di essere interamente deducibile per l’azienda; per di più, non è imponibile in capo al dipendente.
Questo permette all’impresa di abbassare l’imponibile sul quale viene calcolata la tassazione, rendendo quindi molto vantaggioso l’utilizzo di questa modalità di rimborso.
Tutti i limiti del rimborso spese forfettario
L’importo del rimborso forfettario per i viaggi varia a seconda che si tratti di trasferta all’estero o in Italia, e in quest’ultimo caso se in territorio comunale o intercomunale.
Affinché questo costo venga dedotto, è indispensabile rientrare nei limiti fiscali richiesti.
Il Comma 5 dell’articolo 51 del TUIR determina come funziona questa forma di rimborso spese.
A seconda del tipo di viaggio, la somma può variare e non contribuire alla formazione del reddito entro determinati termini:
- Trasferte all’interno del comune dove ha sede il luogo di lavoro: totalmente tassate e prescindere dall’importo
- Trasferte intercomunali: le spese non concorrono alla formazione del reddito del dipendente se rimangono sotto i:
-
- 46,48 € al giorno in Italia
- 77,46 € euro al giorno all’estero
L’azienda può scegliere di applicare limiti più bassi o rispettare quelli suindicati. Potresti anche decidere di superare i limiti, tuttavia, perderai la differenza dell’eventuale rimborso.
Per quanto riguarda le spese di viaggio e trasporto, invece, c’è un regolamento differente.
Possono essere rimborsate e non tassate, sia per trasferte interne che esterne al comune, purché vengano documentate con il sistema analitico. Qualora relativamente alla trasferta ci fossero altre forme di rimborsi che non rientrano tra quelli indicati, dovranno essere tassati.
L’inquadramento fiscale del rimborso forfettario
Quando si parla della gestione economica di un’azienda, la questione delle spese in trasferta dei dipendenti diventa centrale.
Questi rimborsi possono rappresentare una voce di spesa importante. Tuttavia, vengono considerati come spese aziendali e possono essere fiscalmente deducibili.
Come abbiamo spiegato in questo articolo, esistono eccezioni e limiti anche per i rimborsi spesa forfettari, ma nonostante ciò il forfettario rimane uno dei sistemi di rimborso più semplici a livello amministrativo.
Indennità di trasferta: chiariamo qualche punto
Le indennità di trasferta rappresentano una questione importante per molti dipendenti e collaboratori dell’azienda.
È fondamentale capire la differenza tra compensi e rimborsi spese, che di norma sono regolamentati dai Contratti Collettivi di lavoro.
Quando si parla di rimborsi, ci si riferisce alla restituzione di quanto il dipendente ha anticipato per conto del datore di lavoro; invece il compenso integrativo entra in gioco nel caso di trasferte all’estero particolarmente onerose per il dipendente: non solo dal punto di vista economico, ma anche umano e sociale.
La distinzione tra natura retributiva o risarcitoria dell’indennità di trasferta ha un’importanza rilevante, poiché la legge prevede un trattamento fiscale e contributivo diverso per i compensi o i rimborsi spese versati ai lavoratori in trasferta.
Nel caso dei rimborsi spese, si parla di reintegro patrimoniale e di restituzione da parte del datore di lavoro di quanto è stato anticipato dal dipendente nell’interesse dell’azienda.
È essenziale comprendere queste specifiche condizioni per evitare possibili problemi fiscali o contenziosi. In sostanza, il rimborso spese è una forma di restituzione dei soldi spesi dal lavoratore, non una retribuzione in senso stretto.
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