Rimborso spese non documentate: come procedere?
Cosa succede se il dipendente richiede il rimborso di spese non documentate? Come deve comportarsi l’azienda?
Abbiamo preparato una guida per te!
Questo evento è il risultato di spese sostenute durante una trasferta che non sono state correttamente documentate – o non sono state inserite affatto.
Ad esempio, può capitare che il dipendente perda scontrini o ricevute, o che venga effettuato un acquisto per il quale non venga rilasciata alcuna ricevuta fiscale.
In genere, il rimborso delle spese non documentate viene assistito da una politica ad hoc all’interno dell’azienda, che deve prevedere un limite massimo di spese consentite, ma anche un sistema di approvazione preventivo da parte dei responsabili.
Quando ci si trova a dover gestire questo tipo di spese è importante conoscere le normative vigenti, le best practices e quale formula di rimborso si adatti meglio per evitare malintesi futuri.
In questo articolo, troverai tutte le informazioni necessarie per amministrare con trasparenza e correttezza le spese non documentate e gestire al meglio il portafoglio della tua azienda.
Spese non documentate: quali sono e come funziona il rimborso
I diretti interessati a ricevere un rimborso spese non documentate sono i dipendenti, gli amministratori e i professionisti che collaborano con l’azienda.
Esistono due tipologie di spese non documentate:
- I giustificativi smarriti
- I costi imponderabili
Si ricade nel primo caso quando vengono perse ricevute, scontrini e fatture; il secondo caso, invece, riguarda tutta quella serie di pagamenti che non prevedono l’utilizzo di uno scontrino cartaceo.
Quali differenze ci sono tra rimborso spese documentate e non?
Le spese documentate sono tutte quelle corredate da una ricevuta o da uno scontrino che comprova l’avvenuta transazione e giustifica la spesa effettuata.
Inoltre, se il dipendente utilizza carte di pagamento aziendali, la spesa sarà presente anche nell’estratto conto della carta.
A livello fiscale, ciò che varia tra spese documentate e spese non documentate sono i tipi di risarcimenti applicabili. Infatti, il rimborso spese documentate può avvenire tramite:
- Rimborso analitico, il quale prevede la compilazione di una nota spese precisa e dettagliata
- Rimborso misto, che consiste in un pagamento dei costi di trasferta ibrido: in parte forfettario e in parte analitico
Come funziona il rimborso delle spese non documentate
Se i tuoi dipendenti non sono in grado di completare in modo corretto ed esaustivo la nota spese per richiedere il rimborso (per i motivi che abbiamo visto più sopra), come azienda puoi agire nei seguenti modi.
Rimborso spese forfettario
È regolato dall’art. 51 comma 5 e 6 del TUIR, che prevede che il lavoratore non sia tenuto a fornire giustificativi fiscali per alcune spese sostenute in trasferta. Inoltre, la cifra stabilita non concorre a formare il reddito del dipendente.
Rimborso spese non documentate in busta paga
Il lavoratore viene rimborsato comunque dall’azienda, ma questa somma viene vista dall’Agenzia delle Entrate come retribuzione effettiva del lavoratore e quindi viene inserita in busta paga e tassata.
Rimborso spese non documentate con autocertificazione
Un tipo di rimborso indicato per gli enti sociali che vogliono risarcire in parte i volontari che operano nel terzo settore. Il rimborso è utilizzabile quando vengono effettuate spese che non superano i 10 € giornalieri o i 150 € mensili.
Rimborso spese varie
Comprende i costi che non sono riconducibili a spese di viaggio, vitto e alloggio, ma a piccoli esborsi che possono essere stati fatti durante l’attività lavorativa, come le spese telefoniche o i costi di parcheggio dell’auto.
Non c’è bisogno di documentare queste spese e non sono soggette a imposte o contributi, purché non superino i 15,49 € al giorno in Italia o i 25,82 € per le trasferte all’estero.
Un esempio pratico: rimborso di spese di trasferta non documentate
Quando i lavoratori viaggiano in trasferta, è normale che alcune spese non vengano documentate.
Ecco qualche esempio: le mance, il caffè durante una pausa, l’utilizzo di mezzi pubblici tramite tessere comunali o cittadine, le maggiorazioni dei parcheggi e così via.
Come dovresti comportarti tu, come azienda, in questo caso? In primo luogo è importante che tu faccia capire ai tuoi dipendenti l’importanza di documentare con precisione tutte le spese. Anche quelle che sembrano sciocchezze, perchè se la trasferta dura più giorni, anche quel costo minimo inizia a farsi sentire.
In secondo luogo, discuti con i tuoi trasfertisti, dipendenti e liberi professionisti riguardo alle spese aziendali che verranno affrontate.
Così facendo, potrai stabilire i limiti massimi di spesa, i tipi di merce che saranno rimborsati e altri dettagli utili per evitare eventuali fraintendimenti.
Questo passaggio può sembrare banale, ma in realtà è essenziale per una gestione corretta e trasparente delle spese aziendali.
Tenere tutto sotto controllo non è semplice, soprattutto quando si parla di rimborso spese non documentate.
Per fortuna al giorno d’oggi esistono diverse soluzioni digitali (come app specifiche) che aiutano a tenere segnate tutte le spese, anche minime, che si effettuano in viaggio, così che la richiesta di rimborso per la trasferta sia più snella.
Il rimborso forfettario copre anche le spese non documentate?
Il rimborso forfettario è una delle tre formule che un’azienda può scegliere per l’indennità di trasferta.
A differenza del rimborso analitico e di quello misto, i quali richiedono una compilazione minuziosa della nota spese con tutti i documenti ed i giustificativi, il rimborso forfettario non prevede nessuna documentazione specifica.
Si tratta di una somma forfait che viene stabilita dall’azienda in accordo con i Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro.
La regola generale per questo tipo di rimborso giornaliero prevede:
- Fino a 46,48 € al giorno in Italia
- Fino a 77,47 € al giorno all’estero
Applicando questo sistema, il rimborso delle spese non documentate in busta paga può essere evitato e così anche la sua tassazione.
Infatti, per le trasferte extracomunali, il rimborso forfettario non incide sul reddito del dipendente. Inoltre, l’azienda non ha limiti di deducibilità.
Rimborso spese non documentate in busta paga: cosa succede?
L’Agenzia delle Entrate è stata molto chiara riguardo al trattamento fiscale per il rimborso spese non documentate in busta paga: devono essere tassate e fanno parte del reddito integrante del dipendente.
Come abbiamo avuto modo di vedere, se da un lato la possibilità di farsi rimborsare spese non documentate è una comodità per il dipendente, dall’altro egli va incontro a una “penalizzazione” a livello fiscale.
Un motivo in più per stabilire accordi e linee guida chiare e condivise tra te e i tuoi dipendenti: più chiarezza equivale a meno sprechi e più vantaggi per tutti.
Come gestire il rimborso spese non documentate in modo semplice e snello
Gestire il rimborso delle spese non documentate può essere un vero e proprio grattacapo per qualsiasi azienda. Per quelle che utilizzano ancora un sistema manuale e cartaceo, rappresentano un problema di gestione in più.
Fortunatamente, SnapXpense offre una soluzione innovativa per semplificare la gestione delle note spese e, di conseguenza, dei rimborsi.
Grazie alla sua capacità di digitalizzare scontrini e ricevute collegati alle singole spese documentate dal dipendente in viaggio, è possibile esaminare la documentazione facilmente e in modo organizzato.
La gestione del rimborso spese diventa semplice e snella anche per il dipendente, che può limitarsi a fotografare i documenti – ci pensa l’app a estrarre i dati.
SnapXpense rappresenta un incentivo per fare in modo che i tuoi dipendenti siano chiari e ordinati nella gestione delle spese di trasferta: questo si traduce, a fine anno, in una minore quantità di spese non documentate, dato che ciò che viene caricato sull’app è impossibile perderlo
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